1. Все постоянные и переменные реквизиты, наименования которых выражаются словами или условными (сокращенными) значениями, в документах кодируются согласно Приложению 2 к части IV настоящего Руководства.
Наименования постоянных реквизитов кодируются трехэлементным цифровым кодом. Коды размещаются под наименованиями реквизитов и печатаются типографским способом при изготовлении бланков форм учетных документов.
Реквизиты-основания кодируются двухэлементными и трехэлементными цифровыми кодами только при заполнении документа.
2. Записи переменных реквизитов-признаков, а также реквизитов-оснований производятся построчно. Перенос реквизита-основания в другую строку (графу) не разрешается. Если реквизит-признак, обозначающий наименование зданий, сооружений, занимает несколько строк, то относящиеся к нему реквизиты-основания во всех графах необходимо располагать против последней строки данного реквизита-признака.
3. В графах документа запрещается делать прочерки и применять другие знаки вместо отсутствующих реквизитов-оснований. Графы с отсутствующими реквизитами-основаниями не заполняются.
4. Заголовочная часть учетного документа заполняется следующим образом:
под реквизитом "Признак информации" записывается код информации по принадлежности к службе. Порядок кодирования информации по ее признакам устанавливается соответствующим штабом;
реквизит "Регистрационный N" заполняется только на входящих документах. Он должен соответствовать номеру регистрации документа в книге учета (форма 25) соответствующего органа квартирно-эксплуатационной службы;
под реквизитом "N листа" записывается порядковый номер листа заполняемого документа. Если документ состоит из нескольких листов, то на последнем листе после его номера ставится "КТ" (логический признак, обозначающий конец текста), а на остальных листах проставляются только их порядковые номера. Например: документ состоит из шести листов; в этом случае на шестом листе ставится "6КТ", а на остальных - соответственно 1, 2, 3, 4, 5. Если документ состоит из одного листа, то под реквизитом "N листа" ставится "1КТ";
под реквизитом "Код документа" записывается код составляемого документа согласно Приложению 2 к части IV настоящего Руководства;
под реквизитом "N документа" записывается номер составляемого документа согласно регистрации его в книге учета (форма 25) соответствующего органа квартирно-эксплуатационной службы;
под реквизитом "Дата документа" записывается шестизначное число, в котором первые две цифры обозначают число месяца, третья и четвертая - месяц, пятая и шестая - сокращенно год. Например, 110478 означает: 11 апреля 1978 года;
под реквизитом "Основание операции" записывается код приказа (директивы, распоряжения, плана и т.п.) согласно Приложению 2 к части IV настоящего Руководства. Например, если карточка составляется на здание, построенное для Министерства обороны, то ставится код "52";
под реквизитом "Код операции" записывается код той операции, связанной с приемкой, передачей, изменением качественного (технического) состояния и списанием зданий и сооружений, которая должна быть осуществлена согласно составляемому документу. Например, составляется карточка на здание, принимаемое в эксплуатацию. В этом случае указывается код "19", что означает операцию "Прием";
реквизит-основание "Дата операции" записывается должностным лицом, выполняющим указанную в документе операцию, таким же порядком, как и реквизит-основание "Дата документа";
под реквизитами "Объединение", "КЭЧ района", "Гарнизон", "Номер военного городка", "Номер здания по генплану" и т.п. записываются условные коды, установленные вышестоящими органами квартирно-эксплуатационной службы;
под реквизитами "Источник содержания" и "Вид Вооруженных Сил" записываются соответственно код источника финансирования расходов на содержание здания (сооружения) и код вида Вооруженных Сил, к которому относится воинская часть, занимающая это здание (сооружение).
5. Содержательная часть учетного документа заполняется следующим образом:
заголовок графы "Наименование показателей учета" не кодируется; заголовками строк в графе записываются полные действительные наименования соответствующих показателей учета или принятые их индексы;
в графе реквизита "Код показателя" по соответствующей строке записывается код, присвоенный данному наименованию показателя учета;
в графе реквизита "Единица измерения" записываются коды соответствующих единиц измерения согласно общесоюзному классификатору СОЕИ (см. Приложение 2 к части IV настоящего Руководства);
другие реквизиты содержательной части, например "Материал стен", "Состояние", "Группа здания", "Инженерное оборудование", "Владелец источника теплоснабжения", "Класс убежища", "Группа противорадиационного укрытия", кодируются в соответствии с действительными значениями этих реквизитов согласно Приложению 2 к части IV настоящего Руководства;
реквизиты "Дата постройки", "Дата ввода в эксплуатацию", "Номер" и "Дата" документов на право пользования не кодируются, а заполняются истинными значениями этих показателей;
по строке "Итого" в графе реквизита "Код показателя учета" записываются контрольное число, состоящее из его кода ("209"), и количество наименований зданий (сооружений), указанных в документе. Например, количество наименований зданий 10, в этом случае записывается контрольное число "20910".
6. Переменные реквизиты оформляющей части учетного документа, подлежащего обработке с использованием вычислительной техники, записываются обычным порядком в соответствии со статьей 21 части IV настоящего Руководства.
7. Учетные документы, информация которых передается по каналам технических средств связи в виде телеграмм (фототелеграмм), специальной подготовке не подвергаются. В этом случае перед сдачей документа в эксплуатацию узла связи (на телеграфную станцию) вверху на свободном поле его заголовочной части делается запись: "Передать телеграфом" ("Передать фототелеграфом"); далее указываются позывные узла связи получателя и должностного лица, которому адресуется документ. Запись заверяется подписью должностного лица, которому предоставлено на это право, с указанием даты.
В телеграмме коды всех реквизитов-признаков передаются вместе с кодами или показателями реквизитов-оснований построчно, в последовательности их записи в учетном документе. При отсутствии реквизита-основания код соответствующего реквизита-признака не передается. В конце телеграммы указываются фамилии лиц, подписавших документ, или их позывные.