20. Учетный документ - документ, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную в установленном настоящим Руководством порядке, имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.
Учетные документы в зависимости от их назначения подразделяются на первичные документы, книги, карточки и ведомости учета, документы вспомогательного характера.
Первичные учетные документы - акты, договоры, удостоверения - служат для оформления операций, связанных с приемкой (передачей), изменением качественного (технического) состояния и списанием с учета зданий, сооружений и земельных участков; они являются основанием для записей учетных данных в книгах и карточках учета.
В книгах, карточках и ведомостях учета отражаются наличие зданий, сооружений и земельных участков, а также операции, связанные с их приемкой (передачей), изменением качественного (технического) состояния и списанием с учета за определенный период.
Учетные документы вспомогательного характера - генеральные планы военных городков, планы зданий, технические заключения и другие - способствуют выполнению операций, связанных с приемкой (передачей), изменением качественного (технического) состояния и списанием зданий, сооружений и земельных участков.
Основными частями учетного документа являются: заголовочная часть; содержательная часть; оформляющая часть.
Заголовочная часть должна содержать реквизиты*, дающие полное и четкое представление о виде и характере документа.
________________
* Реквизит - информационный элемент документа. Различаются постоянные и переменные реквизиты. Постоянные реквизиты наносятся при изготовлении бланка документа, а переменные - фиксируются на бланке документа в процессе его заполнения.
Содержательная часть документа может быть оформлена в виде таблицы или изложена текстом. Табличная содержательная часть документа обычно включает заголовок таблицы, заголовки граф и заголовки строк (реквизиты-признаки), графы и строки. Клетки, образуемые пересечением строк и граф таблицы, в процессе оформления документа заполняются реквизитами-основаниями.
Оформляющая часть документа обычно содержит: даты составления, подписи и утверждения документа; наименования должностей лиц, подписавших документ; личные подписи и их расшифровку; соответствующие печати (на документах, где они предусмотрены).
21. При составлении и оформлении первичных учетных документов соблюдаются следующие правила:
а) в заголовочной части каждого документа обязательно указываются реквизиты: его номер; основание (цель) и дата операции, связанной с приемкой (передачей, изменением качественного или технического состояния, списанием с учета) здания, сооружения, земельного участка; принадлежность этих материальных средств к военному городку и гарнизону, КЭЧ района, объединению (виду Вооруженных Сил); номер здания, сооружения по генеральному плану;
б) в содержательной части обычно показываются: номер по порядку; наименование учетных показателей состояния здания (сооружения, земельного участка); единица измерения; количественные и качественные значения этих показателей. При необходимости, кроме того, указываются: сметная стоимость (стоимость по учету) здания (сооружения), а также иные данные, предусмотренные конкретной формой документа;
в) документ подписывается председателем и каждым членом комиссии, а также начальником КЭЧ района и должностными лицами - сдавшим и принявшим здание (сооружение, земельный участок). Подписи начальника КЭЧ района и лиц, сдавшего и принявшего здание (сооружение, земельный участок), заверяются соответствующими мастичными гербовыми печатями;
г) документы, составляемые в двух и более экземплярах, заполняются через копировальную бумагу печатающим устройством или химическим карандашом (шариковой ручкой, копировальным пером), а при необходимости размножаются на специальных аппаратах;
д) все составляемые в органах квартирно-эксплуатационной службы первичные документы регистрируются в книге учета (форма 25), порядковый номер регистрации является номером документа. Если документ состоит из нескольких листов, то его номер указывается на каждом листе документа. При наличии приложений к основному документу на всех их листах тоже ставится его номер. Реквизит-основание "Регистрационный номер" записывается только на входящих документах.
По документам, не подписанным должностными лицами, не зарегистрированным в книге учета (форма 25) и не имеющим печати (где она предусмотрена), производить операции, связанные с приемкой (передачей), изменением качественного (технического) состояния и списанием зданий, сооружений и земельных участков, категорически запрещается.
22. При оформлении и ведении книг, карточек и ведомостей учета соблюдаются следующие правила:
а) в каждой книге учета листы нумеруются, прошнуровываются, скрепляются мастичной печатью "Для пакетов" КЭЧ района (КЭУ объединения). Количество листов удостоверяется подписью соответствующего начальника или лица, ответственного за учет зданий, сооружений и земельных участков. В книге учета указывается ее содержание, в котором последовательно отражаются наименования учитываемых объектов и номера страниц, отводимых для учета каждого из них;
б) индивидуальная карточка учета оформляется на каждое здание, каждую техническую систему (теплоснабжения, вентиляции и кондиционирования воздуха, газоснабжения, водоснабжения, канализации, электроснабжения) и на каждый земельный участок, а сводная карточка учета (ведомость) - на все здания, на каждый вид технических систем и на все земельные участки, находящиеся на учете в органах квартирно-эксплуатационной службы. Индивидуальная карточка учета подписывается лицом, ведущим учет. Правильность ее оформления удостоверяется подписью соответствующего начальника или лица, ответственного за учет. Подпись заверяется мастичной печатью "Для внутренних хозяйственных документов" органа квартирно-эксплуатационной службы. Сводная карточка учета (ведомость) подписывается начальником соответствующего органа квартирно-эксплуатационной службы и лицом, составившим этот документ;
в) все книги, сводные карточки и ведомости учета зданий, сооружений и земельных участков, ведущиеся в органе квартирно-эксплуатационной службы, учитываются по перечню дел (книг и журналов) и выдаются в порядке, установленном статьей 133 Руководства по служебной переписке в Вооруженных Силах СССР*. Индивидуальные карточки учета этих материальных средств учитываются в книге учета (форма 25) и выдаются под расписку в ней; порядок оформления и учета данной книги аналогичен порядку оформления и учета, установленному для книг учета земельных участков (форма 404);
________________
* Введено в действие Приказом Министра обороны СССР 1967 года N 255.
г) записи в книгах, карточках и ведомостях учета производятся только на основании подлинных, законно и правильно оформленных первичных документов;
д) книги и индивидуальные карточки учета ведутся до полного использования. Остающиеся на следующий операционный год книги и карточки учета перерегистрируются в новых соответственно "Перечне дел, книг и журналов" и книге учета (форма 25) с отметкой об этом в прежних "Перечне дел, книг и журналов" и книге учета (форма 25);
е) в случае утери книги (индивидуальной карточки) учета учетные данные восстанавливаются в новой книге (индивидуальной карточке) по первичным учетным документам, а также по техническому паспорту (проектно-технической документации) и материалам технической инвентаризации.
23. Документы вспомогательного характера составляются и оформляются аналогично первичным документам.