95. Учет материальных средств с использованием вычислительной техники осуществляется в вычислительном центре (ВЦ) соответствующего органа управления.
96. ВЦ оснащается техническими средствами и программами, обеспечивающими решение следующих основных задач по учету материальных средств:
учет наличия, движения и качественного (технического) состояния материальных средств на подчиненных складах на основе обработки поступивших в ВЦ первичных учетных документов;
учет обеспеченности войск материальными средствами на основе обработки поступивших в ВЦ от них донесений и отчетов;
распределение материальных средств, подлежащих отпуску со складов объединения (центра), между обеспечиваемыми соединениями (объединениями) с оформлением нарядов (разнарядок) на основе распоряжений начальников соответствующих органов управления, установленных норм обеспечения, учета фактического наличия, состояния материальных средств на складах и их остатка в соединениях (объединениях);
учет выполнения планов поставок материальных средств предприятиями народного хозяйства и расчетов по ним;
учет выполнения планов обеспечения войск материальными средствами;
учет выполнения планов ремонта вооружения, техники и имущества;
учет распределения фондов и лимитов расхода материальных средств;
учет транспортов с материальными средствами;
учет реализации выписанных нарядов, разнарядок, счетов-нарядов и других первичных учетных документов;
составление донесений и отчетов о наличии, движении и изменении качественного (технического) состояния материальных средств;
формирование обобщенных данных, характеризующих обеспеченность войск материальными средствами, а также наличие, движение и качественное (техническое) состояние материальных средств на складах и ремонтного фонда в ремонтных частях (учреждениях, предприятиях), поставки материальных средств, реализацию фондов и другие показатели учета за определенное время.
97. Выдача из ВЦ результатов решения задач по учету материальных средств осуществляется по формам документов, установленным частью III настоящего Руководства.
98. По каждой решаемой задаче начальник управления (отдела, отделения), осуществляющего учет материальных средств, совместно с представителем ВЦ уточняет перечень нормативно-справочной информации, а также схему документооборота с учетом конкретных условий и указанием в ней форм учетных документов, способов, периодичности и сроков их поступления (отправки, выдачи). На схеме, кроме того указываются коды и адреса соединений (объединений), складов, предприятий и других источников информации и формы выдачи результатов решения данной задачи.
Согласованная и утвержденная начальником органа управления схема документооборота является основой для разработки методики решения соответствующей задачи по учету материальных средств.
99. Задачи по учету материальных средств решаются по плану-графику, разрабатываемому в ВЦ. Он согласовывается с начальниками заинтересованных органов управления и утверждается начальником, которому подчинен ВЦ. Планом-графиком определяются периодичность и сроки представления органами управления учетной информации в ВЦ, а также выдачи из ВЦ результатов решения задач.
100. Помимо решения задач по учету материальных средств с установленной периодичностью в ВЦ предусматривается также решение задач по внесрочным запросам начальников органов управления в целях получения необходимых справочных данных по учетной информации. Решение задач по внесрочным запросам производится в соответствии с приоритетом, устанавливаемым начальником, которому подчинен ВЦ, по согласованию с заинтересованными начальниками органов управления.
101. Выходные документы с учетными данными, полученные из ВЦ, регистрируются в соответствующем органе управления по книге учета (форма 25).
102. Начальник управления (отдела, отделения), осуществляющего учет материальных средств, несет ответственность за правильное оформление, подготовку и своевременную сдачу в ВЦ учетных документов, предусмотренных схемой документооборота по каждой решаемой задаче.
Ко времени начала решения задачи, установленному планом-графиком работы ВЦ, он обеспечивает сбор, проверку и сортировку всех исполненных учетных документов и технических носителей учетной информации, предусмотренных схемой документооборота, визирует их и отправляет на обработку в ВЦ.
103. В первичных учетных документах, донесениях и отчетах количество материальных средств показывается в единицах измерений, приведенных в Приложении 2 к части III настоящего Руководства.
104. Реквизиты документов, подлежащих машинной обработке, кодируются в соответствующем органе управления согласно Приложению 3 к части III настоящего Руководства.
Вновь вводимые общие коды реквизитов для учетных документов доводятся до всех органов управления централизованно. Самостоятельно изменять и вводить новые коды запрещается.
105. Заполнение бланков учетных документов, предназначенных для обработки с использованием ЭВМ и передачи по каналам связи, производится в соответствующем органе управления согласно Инструкции (Приложение 4 к части III настоящего Руководства).
106. Учетные документы сдаются в ВЦ скомплектованными в пачки одноименных документов (наряды, разнарядки, счета-наряды, акты, донесения и т.д.) по принадлежности к решаемым задачам и по срокам обработки. Объем пачки определяется по согласованию с ВЦ.
107. Учетные документы с дефектами (отсутствие какого-либо кода реквизита, несоблюдение установленной формы, нечеткие записи, неоговоренные исправления отсутствие визы начальника органа управления и т.п.) к обработке в ВЦ не принимаются. Они изымаются из пачки и возвращаются в орган соответствующего управления, о чем в ВЦ делаются отметки в книге учета (форма 25).
108. Все исправления, вносимые в учетный документ, представляемый для обработки в ВЦ, заверяются лицом, подписавшим документ. Должностным лицам ВЦ производить исправления в учетных документах запрещается.