22. Учетный документ - документ, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную в установленном настоящим Руководством порядке, имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.
Учетные документы в зависимости от их назначения подразделяются на первичные документы, книги и карточки учета, документы вспомогательного характера.
Первичные учетные документы - наряды, разнарядки, аттестаты - служат для оформления операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств, и являются основанием для записей учетных данных в книгах и карточках учета.
В книгах и карточках учета отражаются наличие, движение и качественное (техническое) состояние материальных средств за определенный период по войскам, складам, поставщикам и т. п.
Учетные документы вспомогательного характера - извещения о фондах и отгрузке материальных средств, подтверждения и другие - способствуют выполнению операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств.
Основными частями учетного документа являются: заголовочная часть; содержательная часть; оформляющая часть.
Заголовочная часть должна содержать реквизиты*, дающие полное и четкое представление о виде и характере документа.
_______________
* Реквизит - информационный элемент документа. Различаются постоянные и переменные реквизиты. Постоянные реквизиты наносятся при изготовлении бланка документа, а переменные - фиксируются на бланке документа в процессе его заполнения.
Содержательная часть документа может быть оформлена в виде таблицы или изложена текстом. Табличная содержательная часть документа обычно включает заголовок таблицы, заголовки граф и заголовки строк (реквизиты-признаки), графы и строки. Клетки, образуемые пересечением строк и граф таблицы, в процессе оформления документа заполняются реквизитами-основаниями.
Оформляющая часть документа обычно содержит: даты составления, подписи и утверждения документа; наименования должностей лиц, подписавших документ; личные подписи и их расшифровку; соответствующие печати (на документах, где они предусмотрены).
23. При составлении и оформлении первичных учетных документов соблюдаются следующие правила:
а) в заголовочной части каждого документа обязательно указываются реквизиты: его номер; основание (цель) и дата операции, связанной с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств; наименование органа управления, выдавшего документ; грузоотправитель и грузополучатель; срок действия документа;
б) в содержательной части обычно показываются: номер по порядку; наименование материальных средств; код номенклатуры; единица измерения; количество материальных средств. При необходимости, кроме того, указываются: категория, сорт, заводской номер, цена единицы и сумма стоимости материальных средств, а также иные данные, предусмотренные конкретной формой документа. В конце содержательной части документа пишется "Итого наименований" и прописью указывается их количество. Строки и графы, оставшиеся свободными до подведения итога, обязательно перечеркиваются так, чтобы между текстом и подписями должностных лиц нельзя было что-либо вписать;
в) документ подписывается соответствующим начальником и другими должностными лицами органа управления. Подпись начальника заверяется мастичной гербовой печатью*;
_______________
* Образцы оттисков печатей сообщаются подчиненным складам, ремонтным и другим частям, учреждениям и предприятиям ежегодно, а образцы подписей должностных лиц - ежегодно и в случаях смены последних.
г) документы, составляемые в двух и более экземплярах, заполняются через копировальную бумагу печатающим устройством или химическим карандашом (шариковой ручкой, копировальным пером), а при необходимости размножаются на специальных аппаратах;
д) все первичные документы, составляемые в органе управления, регистрируются в книге учета (форма 25), порядковый номер регистрации является номером документа. Если документ состоит из нескольких листов, то его номер указывается на каждом листе документа. При наличии приложений к основному документу на всех их листах тоже ставится его номер. Реквизит-основание "Регистрационный N" записывается только на входящих документах.
Документ, не подписанный должностными лицами органа управления, не зарегистрированный в книге учета (форма 25) и не заверенный соответствующей печатью, выдавать (отправлять) на исполнение категорически запрещается.
24. Документ считается исполненным, если указанные в нем операции выполнены, хотя бы и не в полном объеме.
25. Срок действия первичного документа может быть продлен должностным лицом, которому предоставлено право его подписи. Продление срока действия документа может быть оформлено телеграммой (радиограммой, телефонограммой) или отметкой непосредственно на первичном документе, подписанной указанным должностным лицом и заверенной мастичной гербовой печатью органа управления, в котором выписан данный документ.
26. При ведении учета вручную в органе управления на всех исполненных первичных документах, а также на донесениях и отчетах делаются отметки о записи в книгах (карточках) учета операций, связанных с движением или изменением качественного (технического) состояния материальных средств. В отметке указываются номер книги (карточки) учета и страница, на которой записана учетная операция. При наличии в документе нескольких наименований материальных средств отметка производится по каждому наименованию. Для отметок используется графа реквизита "Примечание" или чистое поле документа.
27. При учете материальных средств с использованием вычислительной техники на всех исполненных первичных документах в вычислительных центрах делаются отметки с указанием даты их обработки, фамилий исполнителей и мест хранения информации.
28. При оформлении и ведении книг и карточек учета соблюдаются следующие правила:
а) в каждой книге учета листы нумеруются, прошнуровываются, скрепляются мастичной печатью "Для пакетов" органа управления. Количество листов удостоверяется подписью начальника соответствующего отдела или лица, ответственного за учет материальных средств в органе управления. В книге учета для каждого наименования материальных средств (вида транспорта, вида ремонта, поставщика, получателя) открывается лицевой счет, для которого в зависимости от частоты записей отводится определенное количество страниц. Очередность записи наименований должна соответствовать последовательности, предусмотренной формами донесений и отчетов. В начале книги учета показывается ее содержание, в котором последовательно отражаются наименования материальных средств (вида транспорта, вида ремонта, поставщика, получателя) и номера страниц, отводимых для них;
б) карточка учета составляется на одно наименование материальных средств (одного поставщика, получателя). Правильность оформления карточки удостоверяется подписью соответствующего начальника отдела или лица, ответственного за учет материальных средств в органе управления. Подпись заверяется мастичной печатью органа управления;
в) все книги учета материальных средств, ведущиеся в органе управления, учитываются и выдаются в порядке, установленном статьей 133 Руководства по служебной переписке в Вооруженных Силах СССР*. Карточки учета материальных средств учитываются в книге учета (форма 25) и выдаются под расписку в ней; порядок оформления и учета этой книги аналогичен порядку оформления и учета, установленному для книг учета материальных средств;