57. Учет зданий, сооружений и земельных участков с использованием вычислительной техники осуществляется в вычислительном пункте (ВП) или вычислительном центре (ВЦ).
58. ВП (ВЦ) оснащается техническими средствами и программами, обеспечивающими решение следующих основных задач по учету зданий, сооружений и земельных участков:
учет наличия и качественного (технического) состояния, а также принятых, переданных и списанных зданий, сооружений и земельных участков на основе обработки поступивших в ВП (ВЦ) учетных документов;
формирование обобщенных данных, характеризующих наличие, качественное (техническое) состояние и другие показатели учета зданий, сооружений и земельных участков по источникам их содержания, военным городкам и гарнизонам (кроме земельных участков) за КЭЧ района (объединение, вид Вооруженных Сил, в целом за Вооруженные Силы).
59. Выдача из ВП (ВЦ) результатов решения задач по учету зданий, сооружений и земельных участков осуществляется по формам документов, установленным частью IV настоящего Руководства.
60. По каждой решаемой задаче должностное лицо органа квартирно-эксплуатационной службы, ответственное за учет зданий, сооружений и земельных участков, совместно с представителями ВП (ВЦ) уточняет перечень нормативно-справочной информации, а также схему документооборота с учетом конкретных условий и указанием в ней форм учетных документов, способов, периодичности и сроков их поступления (отправки, выдачи). На схеме, кроме того, указываются коды и адреса воинских частей, КЭЧ районов, КЭУ объединений и других источников информации и формы выдачи результатов решения данной задачи.
Согласованная и утвержденная начальником соответствующего органа квартирно-эксплуатационной службы схема документооборота является основой для разработки методики решения соответствующей задачи по учету зданий, сооружений и земельных участков.
61. Задачи по учету зданий, сооружений и земельных участков решаются по плану-графику, разрабатываемому в ВП (ВЦ). Он согласовывается с начальником органа квартирно-эксплуатационной службы, в интересах которого решаются задачи, и утверждается начальником, которому подчинен ВП (ВЦ). Планом-графиком определяются периодичность и сроки представления органов квартирно-эксплуатационной службы учетной информации в ВП (ВЦ), а также выдачи из ВП (ВЦ) результатов решения задач.
62. Помимо решения задач по учету зданий, сооружений и земельных участков с установленной периодичностью в ВП (ВЦ) предусматривается также решение задач по внесрочным запросам начальника органа квартирно-эксплуатационной службы в целях получения необходимых справочных данных по учетной информации. Решение задач по внесрочным запросам производится в соответствии с приоритетом, устанавливаемым начальником, которому подчинен ВП (ВЦ), по согласованию с начальником органа квартирно-эксплуатационной службы.
63. Выходные документы с учетными данными, полученные из ВП (ВЦ), регистрируются в органе квартирно-эксплуатационной службы по книге учета (форма 25).
64. Начальник органа квартирно-эксплуатационной службы, ответственный за учет зданий, сооружений и земельных участков, несет ответственность за правильное оформление, подготовку и своевременную сдачу в ВП (ВЦ) учетных документов, предусмотренных схемой документооборота по каждой решаемой задаче.
65. Ко времени начала решения задачи, установленному планом-графиком работы ВП (ВЦ), начальник органа квартирно-эксплуатационной службы обеспечивает сбор, проверку и сортировку всех исполненных учетных документов и технических носителей учетной информации, предусмотренных схемой документооборота, визирует их и отправляет на обработку в ВП (ВЦ).
66. В учетных документах показатели учета указываются в единицах измерений, предусмотренных формами этих документов.
67. Реквизиты документов, подлежащих машинной обработке, кодируются в органе квартирно-эксплуатационной службы согласно Приложению 2 к части IV настоящего Руководства.
Вновь вводимые общие коды реквизитов для учета документов доводятся до всех органов квартирно-эксплуатационной службы централизованно. Самостоятельно изменять и вводить новые коды запрещается.
68. Заполнение бланков учетных документов, предназначенных для обработки с использованием ЭВМ и передачи по каналам связи, производится в органе квартирно-эксплуатационной службы согласно Инструкции (Приложение 3 к части IV настоящего Руководства).
69. Учетные документы сдаются в ВП (ВЦ) скомплектованными в пачки одноименных документов (индивидуальные и сводные карточки учета, инвентаризационные ведомости и т.д.) по принадлежности к решаемым задачам и по срокам обработки. Объем пачки определяется по согласованию с ВП (ВЦ).
70. Учетные документы с дефектами (отсутствие какого-либо кода реквизита, несоблюдение установленной формы, нечеткие записи, неоговоренные исправления, отсутствие визы начальника органа квартирно-эксплуатационной службы и т.п.) к
обработке в ВП (ВЦ) не принимаются. Они изымаются из пачки и возвращаются в орган квартирно-эксплуатационной службы, о чем в ВП (ВЦ) делаются отметки в книге учета (форма 25).
71. Все исправления, вносимые в учетный документ, представляемый для обработки в ВП (ВЦ), заверяются лицом, подписавшим документ. Должностным лицам ВП (ВЦ) производить исправления в учетных документах запрещается.
72. Передача учетных документов и технических носителей учетной информации из органа квартирно-эксплуатационной службы в ВП (ВЦ) и их возврат производится по книге учета (форма 25).
Сдача, прием на обработку и выдача после обработки секретных документов производится с соблюдением требований соответствующих приказов Министра обороны СССР по обеспечению сохранения государственной и военной тайны.
73. Информация отчетных документов, предусмотренных Табелем срочных донесений, передается в ВП (ВЦ) только по тем наименованиям зданий, сооружений, по земельным участкам и их учетным показателям, по которым произошли изменения за отчетный период.
74. Ответственность за качество решения задач по учету зданий, сооружений и земельных участков и оформление выходных документов ВП (ВЦ), полноту и своевременность возвращения в орган квартирно-эксплуатационной службы учетных документов несет начальник ВП (ВЦ). Он обеспечивает руководство обработкой информации на всех этапах технологического цикла решения задач по учету зданий, сооружений и земельных участков и организует: учет поступающих в ВП (ВЦ) учетных документов и технических носителей учетной информации; перенос информации на технические носители; решение задач по учету зданий, сооружений и земельных участков; контроль качества результатов решения этих задач и качества выходных документов ВП (ВЦ), их регистрацию и выдачу по принадлежности, а также своевременный возврат обработанных учетных документов; выдачу учетной информации на технические носители для использования ее в вышестоящем органе квартирно-эксплуатационной службы.
75. При решении задач по учету зданий, сооружений и земельных участков с использованием вычислительной техники соответствующие сводные карточки (ведомости) в органах квартирно-эксплуатационной службы не ведутся.