________________
* Отдельные первичные учетные документы (накладная, наряд и другие) могут отрабатываться на электронно-вычислительной машине автоматически и в готовом виде выдаваться в учетно-операционный отдел склада для окончательного оформления и использования. Этот процесс осуществляется в ЭВМ программным путем и в настоящей Инструкции не рассматривается.
1. Все постоянные и переменные реквизиты, наименования которых выражаются словами или условными (сокращенными) значениями, в документах кодируются согласно Приложению 3 к части II настоящего Руководства.
Наименования постоянных реквизитов кодируются трехэлементными цифровыми кодами. Коды размещаются под наименованиями реквизитов и печатаются типографским способом при изготовлении бланков форм учетных документов.
Постоянные реквизиты, имеющие двойное и тройное значение, например: "Воинская часть (склад)", "Фактически израсходовано, утрачено (в наличии)", "Положено по норме (числится по учету)", кодируются также трехэлементными цифровыми кодами непосредственно при составлении документа. Конкретное значение кодов в этих случаях определяется в зависимости от содержания или назначения оформляемого документа.
Переменные реквизиты кодируются двухэлементными цифровыми кодами только при заполнении документа. Исключение составляют названия единиц измерений, которые согласно общесоюзному классификатору СОЕИ кодируются трехэлементными цифровыми кодами (см. Приложение 3 к части II настоящего Руководства).
2. Записи переменных реквизитов-признаков, а также реквизитов-оснований в документе производятся построчно. Перенос реквизита-основания в другую строку (графу) не разрешается. Если реквизит-признак, обозначающий наименование материальных средств, занимает несколько строк, то относящиеся к нему реквизиты-основания необходимо располагать напротив последней строки данного реквизита-признака.
3. В графах документа запрещается делать прочерки и применять другие знаки вместо отсутствующих реквизитов-оснований. Графы с отсутствующими реквизитами-основаниями не заполняются.
4. Заголовочная часть учетного документа заполняется следующим образом:
под реквизитом "Признак информации" записывается код информации по принадлежности к виду обеспечения (службе) или по подчиненности склада. Порядок кодирования информации по ее признакам устанавливается штабом объединения (центральным органом управления Вооруженных Сил);
реквизит "Регистрационный N" записывается только на входящих документах. Он должен соответствовать номеру регистрации документа в книге учета (форма 25) учетно-операционного отдела склада;
под реквизитом "N листа" записывается порядковый номер листа заполняемого документа. Если документ состоит из нескольких листов, то на последнем листе после его номера ставится "КТ" (логический признак, обозначающий конец текста), а на остальных листах проставляются только их порядковые номера. Например: документ состоит из шести листов; в этом случае на шестом листе ставится "6КТ", а на остальных - соответственно 1, 2, 3, 4, 5. Если документ состоит из одного листа, то под реквизитом "N листа" ставится "1КТ";
под реквизитом "Код документа" записывается код документа согласно Приложению 3 к части II настоящего Руководства;
под реквизитом "N документа" записывается номер составляемого документа согласно регистрации его в книге учета (форма 25) учетно-операционного отдела;
под реквизитом "Дата документа" записывается шестизначное число, в котором первые две цифры обозначают число месяца, третья и четвертая - месяц, пятая и шестая - сокращенно год. Например, 110478 означает: 11 апреля 1978 года;
под реквизитом "Основание (цель) операции" записывается код приказа (директивы, распоряжения, плана и т.п.) согласно Приложению 3 к части II настоящего Руководства. Например, если документ выписывается на выдачу материальных средств в соответствии с планом обеспечения (снабжения), то ставится код "134";
под реквизитом "Код операции" записывается код той операции, связанной с движением материальных средств, которая должна быть осуществлена согласно составляемому документу. Например, составляется наряд на выдачу со склада автомобильного имущества. В этом случае записывается код "01", что означает операцию "Выдача";
реквизит-основание "Дата операции" записывается должностным лицом, выполняющим указанную в документе операцию, таким же порядком, как и реквизит-основание "Дата документа";
под реквизитами "Орган управления", "Грузоотправитель", "Грузополучатель", "Воинская часть" и т.п. записываются условные (пятизначные) обозначения, присвоенные органу управления, складу, воинской части и т.д., или коды, установленные вышестоящим штабом;
под реквизитом "Ответственный получатель (сдатчик)" записываются воинское звание, фамилия и инициалы или установленный код ответственного получателя (сдатчика), которому доверено получение (сдача) материальных средств.
5. Содержательная часть учетного документа оформляется следующим образом:
заголовок графы "Наименование материальных средств (индекс, N чертежа)" не кодируется; заголовками строк в этой графе записываются полные действительные наименования соответствующих материальных средств или принятые их индексы;
в графе "Код номенклатуры" по соответствующей строке записывается код, присвоенный данному наименованию материальных средств по действующему классификатору продукции;
в графе "Единица измерения" записываются коды соответствующих единиц измерений материальных средств согласно общесоюзному классификатору СОЕИ (см. Приложение 3 к части II настоящего Руководства);
реквизиты-основания по каждому наименованию материальных средств в других графах - "Категория (сорт)", "Выдать (отгрузить)", "Выдано (отгружено)", "Заводской N", "N партии" и т.п. - не кодируются, а записываются истинными их значениями;
по строке "Итого" в графе реквизита "Код номенклатуры" записывается контрольное число, состоящее из его кода ("209") и количества наименований материальных средств, указанных в документе. Например, количество наименований материальных средств 10; в этом случае записывается контрольное число "20910".
6. Переменные реквизиты оформляющей части учетного документа, подлежащего обработке с использованием вычислительной техники, записываются обычным порядком в соответствии с пунктом "в" статьи 16 части II настоящего Руководства.
7. Учетные документы, информация которых передается по каналам технических средств связи в виде телеграмм (фототелеграмм), специальной подготовке не подвергаются. В этом случае перед сдачей документа в экспедицию узла связи (на телеграфную станцию) вверху на свободном поле его заголовочной части делается запись: "Передать телеграфом" ("Передать фототелеграфом"); далее указываются позывные узла связи получателя и должностного лица, которому адресуется документ. Запись заверяется подписью должностного лица, которому предоставлено на это право, с указанием даты.
В телеграмме коды всех реквизитов-признаков передаются вместе с кодами или показателями реквизитов-оснований построчно в последовательности их записи в учетном документе. При отсутствии реквизита-основания код соответствующего реквизита-признака не передается. В конце телеграммы указываются фамилии должностных лиц, подписавших документ, или их позывные.