200. Контроль за ведением учета материальных средств осуществляется с целью обеспечения его своевременности, полноты, достоверности и точности, а также законности расходования и сохранности материальных средств. При осуществлении контроля также оказывается помощь должностным лицам склада в выполнении функциональных обязанностей по учету материальных средств.
201. Контроль за ведением учета осуществляется должностными лицами склада, старшими начальниками и специально назначенными лицами и комиссиями.
202. Начальник отдела хранения не реже одного раза в месяц лично проверяет состояние учета и хранения материальных средств в закрепленных за ним хранилищах.
203. Начальник транспортного отдела не реже одного раза в месяц лично проверяет состояние учета и хранения материальных средств в завозных и вывозных хранилищах.
204. Начальник учетно-операционного отдела систематически осуществляет контроль за состоянием учета материальных средств в отделах хранения, транспортном отделе и других подразделениях склада; один раз в квартал (на складах ракетного топлива, горючего и продовольствия - ежемесячно) организует сверку данных учета материальных средств в отделах хранения (хранилищах) и транспортном отделе склада с данными учета учетно-операционного отдела. В цехах по ремонту вооружения сверка производится ежемесячно, а в других подразделениях всех складов - в сроки, установленные начальниками соответствующих складов.
205. Начальник склада проводит плановые и внезапные проверки наличия, качественного (технического) состояния и учета материальных средств лично, а также через назначенных должностных лиц и внутренние проверочные комиссии при проведении ими проверок производственной и операционной деятельности подразделений склада, а также инвентаризации материальных средств.
206. Старшие начальники контроль за ведением учета осуществляют через должностных лиц и комиссии, назначаемые для проведения проверок производственной и операционной деятельности, инвентаризации материальных средств и документальных ревизий на складе. Этот контроль организуется в порядке, предусмотренном частью III настоящего Руководства.
207. Каждой проверке должностными лицами и комиссиями склада наличия и качественного (технического) состояния материальных средств должна обязательно предшествовать сверка учетных данных проверяемых подразделений с учетными данными учетно-операционного отдела.
208. При проведении проверки производственной и операционной деятельности подразделения склада устанавливаются: наличие в подразделении предусмотренных книг и карточек учета, своевременность и правильность записей в них учетных данных; соответствие учетных данных подразделения учетным данным учетно-операционного отдела склада; устранение недостатков в учете, указанных в актах предыдущих проверок, инвентаризаций и ревизий; выполнение других требований части II настоящего Руководства.
209. Инвентаризация материальных средств по плану склада проводится комиссией, назначенной приказом начальника склада, с обязательным включением в ее состав представителя группы народного контроля.
При большом объеме работ комиссии из ее состава могут выделяться подкомиссии для проведения инвентаризации в некоторых отделах хранения (хранилищах) и других подразделениях склада.
210. При проведении инвентаризации на складе проверяется фактическое наличие, качественное (техническое) состояние и комплектность материальных средств в отделах хранения и других подразделениях. При этом выявляются: недостача и излишки материальных средств по сравнению с учетными данными; потребность в переконсервации, переиспытаниях вооружения, техники и имущества, в замене отдельных их элементов по срокам хранения; излишние запасы материальных средств по сравнению с нормами их содержания; материальные средства, не имеющие перспектив применения.
Инвентаризации подлежат все материальные средства, находящиеся на складе (числящиеся за складом, принятые на ответственное хранение).
211. К началу инвентаризации должны быть обработаны все первичные учетные документы, произведены соответствующие записи в книгах и карточках учета (накопителях информации) и выведены остатки на день начала инвентаризации, а материальные средства рассортированы и уложены по номенклатурам, категориям, сортам, размерам и другим учетным признакам. Стеллажные (штабельные) ярлыки и штабельные карточки должны иметь необходимые записи и находиться в установленных местах.
212. До начала инвентаризации у начальников отделов хранения (хранилищ) и других лиц, ответственных за хранение материальных средств, председателем комиссии отбирается подписка о сдаче всех приходных и расходных документов в учетно-операционный отдел и об отсутствии в отделах (хранилищах) неоприходованных или списанных материальных средств.
213. В период инвентаризации операции по приему и отпуску материальных средств на складе не производятся.
214. Проверка фактического наличия материальных средств членами комиссии проводится при обязательном участии лица, ответственного за их хранение и учет. Все материальные средства пересчитываются (взвешиваются, обмериваются, перемериваются, замериваются). Определение фактического наличия и качественного (технического) состояния материальных средств только по данным книг и карточек учета запрещается.
Упакованные материальные средства должны быть вскрыты и проверены по количеству и качеству. Не подлежат вскрытию материальные средства, находящиеся в стандартной неповрежденной таре (укупорке), имеющей установленную маркировку, а также в таре за пломбой поставщика. В этих случаях распаковка и проверка производятся на выдержку.
Качественное (техническое) состояние материальных средств устанавливается в соответствии с действующими стандартами (техническими условиями, положениями, инструкциями). Комплектность материальных средств проверяется по заводским описям, формулярам и паспортам.
215. Итоги проверки по каждому отделу хранения (хранилищу, штабелю, резервуару и т.п.) оформляются отдельным актом снятия остатков (форма 11). Акт подписывается комиссией (подкомиссией) и лицом, ответственным за хранение и учет указанных в акте материальных средств*.
________________
* Своей подписью это лицо подтверждает, что все материальные средства, показанные в акте, находятся на хранении, они проверены комиссией в его присутствии и претензий у него к комиссии нет.
216. При проведении инвентаризации в связи со сменой материально ответственного лица в акте снятия остатков расписываются сдавший и принявший материальные средства.
217. Помещения, в которых проходит инвентаризация, при каждом перерыве работы комиссии отпечатываются печатью, находящейся у председателя комиссии. Вскрытие этих помещений производится только в присутствии председателя или члена комиссии.
218. Инвентаризация вооружения и техники проводится по заводским номерам с обязательной проверкой технической документации (формуляров, паспортов, инструкций по эксплуатации и т.п.). При инвентаризации вооружения и техники, учитываемых по номерам и техническому состоянию, в графе 2 акта (форма 11) записываются кроме наименования каждой единицы вооружения (техники) также ее заводской номер и номера основных комплектующих агрегатов и устройств, а в графе 14 - наименования и номера соответствующей технической документации.
219. При проведении инвентаризации материальных средств, учитываемых по массе, комиссия перед взвешиванием проверяет правильность показаний всех весоизмерительных приборов.
220. Итоги инвентаризации материальных средств, находящихся на складе, комиссия оформляет актом. В нем указываются: наличие и качественное (техническое) состояние материальных средств; порядок и условия их хранения; причины образования недостач и излишков; выявленные недостатки в учете и мероприятия, которые нужно провести для их устранения; положительные стороны в учете и хранении материальных средств на складе. Акт должен быть конкретным и основываться только на документально подтвержденных фактах.
К акту инвентаризации прилагаются все акты снятия остатков (форма 11), а также объяснения должностных лиц, разного рода справки и другие документы, поясняющие отдельные его положения и выводы.