149. Учет материальных средств склада с использованием вычислительной техники осуществляется в вычислительном пункте (ВП) или вычислительном центре (ВЦ) склада или гарнизона.
150. ВП (ВЦ) оснащается техническими средствами и программами, обеспечивающими решение следующих основных задач по учету материальных средств:
учет наличия, движения и качественного (технического) состояния материальных средств на складе на основе обработки поступивших в ВП (ВЦ) первичных учетных документов;
выписка нарядов в соответствии с разнарядками и другими распоряжениями органа управления, которому подчинен склад, и с учетом фактического наличия и состояния материальных средств на складе;
составление донесений (отчетов) в органе управления, которому подчинен склад, о наличии и движении материальных средств на склад;
формирование обобщенных данных, характеризующих наличие, движение и качественное (техническое) состояние материальных средств и иные показатели учета по отделам хранения, другим подразделениям склада и в целом по складу за определенное время.
151. Выдача из ВП (ВЦ) результатов решения задач по учету материальных средств осуществляется по формам документов, установленным частью II настоящего Руководства.
152. По каждой решаемой задаче начальник учетно-операционного отдела склада совместно с представителем ВП (ВЦ) уточняет перечень нормативно-справочной исходной информации, а также схему документооборота с учетом конкретных условий и указанием в ней форм учетных документов, способов, периодичности и сроков их поступления (отправки, выдачи). На схеме, кроме того, указываются коды и адреса грузоотправителей, грузополучателей, подразделений склада и других источников информации и формы выдачи результатов решения данной задачи.
153. Согласованная и утвержденная начальником склада схема документооборота является основой для разработки методики решения соответствующей задачи по учету материальных средств.
154. Задачи по учету материальных средств склада решаются по плану-графику, разрабатываемому в ВП (ВЦ). Он согласовывается с начальником учетно-операционного отдела склада и утверждается начальником, которому подчинен ВП (ВЦ). Планом-графиком определяются периодичность и сроки представления учетно-операционным отделом (на складе, имеющем ВП или ВЦ, и подразделениями) склада учетной информации в ВП (ВЦ), а также выдачи из ВП (ВЦ) результатов решения задач.
155. Помимо решения задач по учету материальных средств с установленной периодичностью в ВП (ВЦ) предусматривается также решение задач по внесрочным запросам начальника склада или начальника учетно-операционного отдела (на складе, имеющем ВП или ВЦ, - также по запросам начальников отделов хранения и других подразделений склада) с целью получения необходимых справочных данных по учетной информации. Решение задач по внесрочным запросам производится в соответствии с приоритетом, устанавливаемым начальником, которому подчинен ВП (ВЦ), по согласованию с начальником склада (начальником учетно-операционного отдела).
156. Выходные документы с учетными данными, полученные из ВП (ВЦ) учетно-операционным отделом (подразделением склада), регистрируются в его книге учета (форма 25).
157. Начальник учетно-операционного отдела склада несет ответственность за оформление, подготовку и своевременную сдачу в ВП (ВЦ) учетных документов, предусмотренных схемой документооборота по каждой решаемой задаче. При решении задач в интересах подразделений склада эта ответственность возлагается также на начальников соответствующих подразделений.
158. Ко времени начала решения задачи, установленному планом-графиком работы ВП (ВЦ), начальник учетно-операционного отдела обеспечивает сбор, проверку и сортировку всех исполненных учетных документов и технических носителей учетной информации, предусмотренных схемой документооборота, визирует их и направляет на обработку в ВП (ВЦ).
159. В первичных учетных документах, донесениях и отчетах количество материальных средств показывается в единицах измерений, приведенных в Приложении 2 к части II настоящего Руководства.
160. Реквизиты документов, подлежащих машинной обработке, кодируются в учетно-операционном отделе склада согласно Приложению 3 к части II настоящего Руководства.
Вновь вводимые общие коды реквизитов для учетных документов доводятся до всех складов централизованно. Самостоятельно изменять и вводить новые коды запрещается.
161. Заполнение бланков учетных документов, предназначенных для обработки с использованием ЭВМ и передачи по каналам связи, производится в учетно-операционном отделе склада согласно Инструкции (Приложение 4 к части II настоящего Руководства).
162. Учетные документы сдаются в ВП (ВЦ) скомплектованными в пачки одноименных документов (наряды, акты и т.д.) по принадлежности к решаемым задачам и по срокам обработки. Объем пачки определяется по согласованию с ВП (ВЦ).
163. Учетные документы с дефектами (отсутствие какого-либо кода реквизита, несоблюдение установленной формы, нечеткие записи, неоговоренные исправления, отсутствие визы начальника учетно-операционного отдела и т.п.) к обработке в ВП (ВЦ) не принимаются. Они изымаются из пачки и возвращаются в учетно-операционный отдел (подразделения) склада, о чем в ВП (ВЦ) делаются отметки в книге учета (форма 25).
164. Исправления, вносимые в учетный документ, представляемый для обработки в ВП (ВЦ), заверяются: на документе, поступившем на склад, - лицом, санкционировавшим это исправление; на документе, составленном на складе, - начальником, подписавшим его. Должностным лицам ВП (ВЦ) производить исправления в учетных документах запрещается.
165. Передача учетных документов и технических носителей учетной информации из учетно-операционного отдела (подразделений) склада в ВП или ВЦ и их возврат производятся по книге учета (форма 25).
Сдача, прием на обработку и выдача после обработки секретных документов производятся с соблюдением требований соответствующих приказов Министра обороны СССР по обеспечению сохранения государственной и военной тайны.
166. Ответственность за качество решения задач по учету материальных средств и оформление выходных документов ВП (ВЦ), полноту и своевременность возвращения в учетно-операционный отдел (подразделениям) склада учетных документов несет начальник ВП (ВЦ). Он обеспечивает руководство обработкой информации на всех этапах технологического цикла решения задач по учету материальных средств и организует: учет поступающих в ВП (ВЦ) учетных документов и технических носителей учетной информации; перенос информации на технические носители; своевременное решение задач по учету материальных средств, контроль качества результатов решения этих задач и качества выходных документов ВП (ВЦ), их регистрацию и выдачу по принадлежности, а также своевременный возврат обработанных учетных документов; выдачу учетной информации на технические носители для использования в ВЦ вышестоящего органа управления.
167. При ведении учета материальных средств с использованием вычислительной техники соответствующие книги и карточки учета в учетно-операционном отделе (отделе хранения, другом подразделении) склада не ведутся.