15. Учетный документ - документ, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную в установленном настоящим Руководством порядке, имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.
Учетные документы в зависимости от их назначения подразделяются на первичные документы, книги и карточки учета, документы вспомогательного характера.
Первичные учетные документы - накладные, наряды, чековые требования, акты - служат для оформления операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств, и являются основанием для записей учетных данных в книгах и карточках учета.
В книгах и карточках учета отражаются наличие, движение и качественное (техническое) состояние материальных средств за определенный период по отделам хранения (хранилищам), транспортному отделу, мастерской (цеху), лаборатории, другим производственным подразделениям и в целом по складу.
Учетные документы вспомогательного характера - сводные и иные ведомости (кроме раздаточно-сдаточных), доверенности, сопроводительные и упаковочные листы, пропуска, штабельные карточки, подтверждения и другие - способствуют выполнению операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств.
Основными частями учетного документа являются: заголовочная часть; содержательная часть; оформляющая часть.
Заголовочная часть должна содержать реквизиты*, дающие полное и четкое представление о виде и характере документа.
________________
* Реквизит - информационный элемент документа. Различаются постоянные и переменные реквизиты. Постоянные реквизиты наносятся при изготовлении бланка документа, а переменные - фиксируются на бланке документа в процессе его заполнения.
Содержательная часть документа может быть оформлена в виде таблицы или изложена текстом. Табличная содержательная часть документа обычно включает заголовок таблицы, заголовки граф и заголовки строк (реквизиты-признаки), графы и строки. Клетки, образуемые пересечением строк и граф таблицы в процессе оформления документа, заполняются реквизитами-основаниями.
Оформляющая часть документа обычно содержит: даты составления, подписи и утверждения документа; наименования должностей лиц, подписавших документ; личные подписи и их расшифровку; соответствующие печати (на документах, где они предусмотрены). При необходимости указывается номер доверенности получателя.
16. При составлении и оформлении первичных учетных документов соблюдаются следующие правила:
а) в заголовочной части документа обязательно указываются: его номер; основание (цель) и дата операции, связанной с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств; наименование органа управления, выдавшего документ; грузоотправитель (сдатчик) и грузополучатель (приемщик); срок действия документа;
б) в содержательной части документа обычно показываются: номер по порядку; наименование материальных средств; код номенклатуры; единица измерения; количество материальных средств. При необходимости, кроме того, указываются: категория, сорт, заводской номер, цена единицы и сумма стоимости материальных средств, а также иные данные, предусмотренные конкретной формой документа. В конце содержательной части документа пишется "Итого наименований" и прописью указывается их количество. Строки и графы, оставшиеся свободными до подведения итога, обязательно перечеркиваются так, чтобы между текстом и подписями должностных лиц нельзя было что-либо вписать;
в) документ, предназначенный для отправки за пределы склада, подписывается начальником склада и начальником учетно-операционного отдела*, а документ, предназначенный для внутреннего обращения, - начальником учетно-операционного отдела и старшим бухгалтером склада. Подпись начальника склада заверяется мастичной гербовой печатью склада, а подпись начальника учетно-операционного отдела - мастичной печатью "Для внутренних хозяйственных документов" склада;
________________
* На складе, где предусмотрена должность "начальник хранения", документ предварительно визируется этим должностным лицом.
г) документ считается исполненным, если указанные в нем операции выполнены, хотя бы и не в полном объеме. В случае неполного выполнения по уважительным причинам предусмотренных в документе вышестоящего органа управления операций складу разрешается (в пределах срока действия этого документа и предусмотренного в нем объема операций) выписывать свой наряд на дополнительный отпуск (отгрузку, отправку) материальных средств и реализовывать его;
д) документы, составляемые в двух и более экземплярах, заполняются через копировальную бумагу печатающим устройством или химическим карандашом (шариковой ручкой, копировальным пером);
е) все первичные документы (кроме чековых требований), составляемые в складе, регистрируются в книге учета (форма 25), порядковый номер регистрации является номером документа. Если документ состоит из нескольких листов, то его номер указывается на каждом листе документа. При наличии приложений к основному документу на всех их листах тоже ставится его номер. Реквизит-основание "Регистрационный номер" записывается только на входящих документах.
По документам, не подписанным правомочными должностными лицами, не зарегистрированным в книге учета (форма 25) и не имеющим печати (где она предусмотрена), производить операции, связанные с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств, категорически запрещается.
17. Поступившие на склад и зарегистрированные в книге учета (форма 25) приходные и расходные учетные документы докладываются начальнику склада (его заместителю), после чего передаются начальнику учетно-операционного отдела для исполнения.
18. Исполненные первичные документы после записи в книгах (карточках) учета отдела хранения (хранилища) произведенных по ним операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств, не позднее следующего рабочего дня сдаются в учетно-операционный отдел под расписку в книге учета (форма 25) и служат основанием для записей в книгах (карточках) учета этого отдела.
Учетно-операционным отделом принимаются полностью оформленные документы. Документ без подписей получателя и сдатчика материальных средств считается недействительным.
19. При ведении учета вручную в учетно-операционном отделе на всех исполненных первичных документах делаются отметки о записи в книгах (карточках) учета о произведенных операциях, связанных с движением или изменением качественного (технического) состояния материальных средств. В отметке указываются номер книги (карточки) учета и страница, на которой записана учетная операция. При наличии в документе нескольких наименований материальных средств отметка производится по каждому наименованию. Для отметок используется графа реквизита "Примечание" или чистое поле документа.
При учете материальных средств с использованием вычислительной техники на всех исполненных первичных документах в вычислительном пункте (центре) делаются отметки с указанием даты их обработки, фамилий исполнителей и мест хранения информации.
20. При оформлении и ведении книг и карточек учета соблюдаются следующие правила:
а) в каждой книге учета листы нумеруются, прошнуровываются, скрепляются мастичной печатью "Для пакетов" склада и удостоверяются подписью начальника учетно-операционного отдела. В книге учета для каждого наименования материальных средств в зависимости от частоты записей отводится определенное количество страниц. Очередность записи наименований должна соответствовать последовательности, предусмотренной формами донесений и отчетов.