332. Учет материальных средств с использованием вычислительной техники осуществляется в вычислительном пункте (ВП) или вычислительном центре (ВЦ) воинской части (соединения, гарнизона).
333. ВП (ВЦ) оснащается техническими средствами и программами, обеспечивающими решение следующих основных задач по учету материальных средств:
учет наличия, движения, качественного (технического) состояния материальных средств в воинской части (соединении) на основе обработки поступивших в ВП (ВЦ) первичных учетных документов;
учет обеспеченности частей соединения материальными средствами на основе обработки поступивших в ВП (ВЦ) от них донесений и отчетов;
распределение материальных средств, подлежащих отпуску со складов воинской части (соединения), между обеспечиваемыми подразделениями (воинскими частями) с оформлением накладных на основе распоряжений начальников служб, установленных норм обеспечения, учета фактического наличия и состояния материальных средств на складах и их остатка в подразделениях (воинских частях);
учет выполнения планов обеспечения подразделений (воинских частей) материальными средствами и планов ремонта вооружения, техники и имущества;
составление донесений в вышестоящий орган управления о наличии, движении и изменении качественного (технического) состояния материальных средств за воинскую часть (соединение);
формирование обобщенных данных, характеризующих обеспеченность подразделений (воинских частей), а также наличие, движение и качественное (техническое) состояние имеющихся в воинской части (соединении) материальных средств и другие показатели учета за определенное время.
334. Выдача из ВП (ВЦ) результатов решения задач по учету материальных средств осуществляется по формам документов, установленным частью I настоящего Руководства.
335. По каждой решаемой задаче начальник службы воинской части (соединения) совместно с представителем ВП (ВЦ) уточняет перечень нормативно-справочной исходной информации, а также схему документооборота с учетом конкретных условий и указанием в ней форм учетных документов, способов, периодичности и сроков их поступления (отправки, выдачи). На схеме, кроме того, указываются коды и адреса подразделений (воинских частей), складов, других источников информации и формы выдачи результатов решения данной задачи. Согласованная и утвержденная командиром воинской части (соединения) схема документооборота является основой для разработки методики решения соответствующей задачи по учету материальных средств.
336. Задачи по учету материальных средств решаются по плану-графику, разрабатываемому в ВП (ВЦ). Он согласовывается с начальниками заинтересованных служб и утверждается начальником, которому подчинен ВП (ВЦ). Планом-графиком определяются периодичность и сроки представления службами учетной информации в ВП (ВЦ), а также выдачи из ВП (ВЦ) результатов решения задач.
337. Помимо решения задач по учету материальных средств с установленной периодичностью в ВП (ВЦ) предусматривается также решение задач по внесрочным запросам начальников служб в целях получения необходимых справочных данных по учетной информации. Решение задач по внесрочным запросам производится в соответствии с приоритетом, устанавливаемым начальником, которому подчинен ВП (ВЦ), по согласованию с заинтересованными начальниками служб.
338. Выходные документы с учетными данными, полученные из ВП (ВЦ), регистрируются в соответствующей службе по книге учета (форма 25).
339. Начальник службы несет ответственность за правильное оформление, подготовку и своевременную сдачу в ВП (ВЦ) учетных документов, предусмотренных схемой документооборота по каждой решаемой задаче.
340. Ко времени начала решения задачи, установленному планом-графиком работы ВП (ВЦ), начальник службы обеспечивает сбор, проверку и сортировку всех исполненных учетных документов и технических носителей учетной информации, предусмотренных схемой документооборота, визирует их и отправляет на обработку в ВП (ВЦ).
341. В первичных учетных документах, донесениях и отчетах количество материальных средств показывается в единицах измерений, приведенных в Приложении 2 к части I настоящего Руководства.
342. Реквизиты документов, подлежащих машинной обработке, кодируются в соответствующей службе воинской части (соединения) согласно Приложению 3 к части I настоящего Руководства.
Вновь вводимые общие коды реквизитов для учетных документов доводятся до всех воинских частей централизованно. Самостоятельно изменять и вводить новые коды запрещается.
343. Заполнение бланков учетных документов, предназначенных для обработки с использованием ЭВМ и передачи по каналам связи, производится в соответствующей службе согласно Инструкции (Приложение 4 к части I настоящего Руководства).
344. Учетные документы сдаются в ВП (ВЦ) скомплектованными в пачки одноименных документов (накладные, акты, донесения и т.д.) по принадлежности к решаемым задачам и по срокам обработки. Объем пачки определяется по согласованию с ВП (ВЦ).
345. Учетные документы с дефектами (отсутствие какого-либо кода реквизита, несоблюдение установленной формы, нечеткие записи, неоговоренные исправления, отсутствие визы начальника службы и т.п.) к обработке в ВП (ВЦ) не принимаются. Они изымаются из пачки и возвращаются в соответствующую службу, о чем в ВП (ВЦ) делаются отметки в книге учета (форма 25).
346. Все исправления, вносимые в учетный документ, представляемый для обработки в ВП (ВЦ), заверяются лицом, подписавшим документ. Должностным лицам ВП (ВЦ) производить исправления в учетных документах запрещается.
347. Передача учетных документов и технических носителей учетной информации из службы в ВП (ВЦ) и их возврат производятся по книге учета (форма 25).
Сдача, прием на обработку и выдача после обработки секретных документов производятся с соблюдением требований соответствующих приказов Министра обороны СССР по обеспечению сохранения государственной и военной тайны.
348. Информация отчетных документов, предусмотренных табелем срочных донесений, передается в ВП (ВЦ) только по тем наименованиям материальных средств и их учетным показателям, по которым произошли изменения за отчетный период.
349. Ответственность за качество решения задач по учету материальных средств и оформление выходных документов ВП (ВЦ), полноту и своевременность возвращения в службу учетных документов несет начальник ВП (ВЦ). Он обеспечивает руководство обработкой информации на всех этапах технологического цикла решения задач по учету материальных средств и организует: учет поступающих в ВП (ВЦ) учетных документов и технических носителей учетной информации; перенос информации на технические носители; решение задач по учету материальных средств, контроль качества результатов решения этих задач и качества выходных документов ВП (ВЦ), их регистрацию и выдачу по принадлежности, а также своевременный возврат обработанных учетных документов; выдачу учетной информации на технические носители для использования ее в ВЦ вышестоящего органа управления.
350. При ведении учета материальных средств с использованием вычислительной техники соответствующие книги и карточки учета в службах не ведутся.