14. Подразделение в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
1) организует и осуществляет делопроизводство в таможне в соответствии с инструкцией по делопроизводству и работе архива, утвержденной приказом РТУ, в регионе деятельности которого находится таможня;
(Подпункт в редакции, введенной в действие приказом ФТС России от 7 сентября 2015 года N 1818. - См. предыдущую редакцию)
2) разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов, принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом;
3) принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможне;
4) обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможни;
5) проверяет правильность оформления документов, представляемых на подпись руководству таможни;
6) оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, писем и др.) таможни, обеспечивает их рассылку в установленном порядке;
(Подпункт в редакции, введенной в действие приказом ФТС России от 15 мая 2014 года N 884. - См. предыдущую редакцию)
7) осуществляет работу с документами на бумажном носителе и электронными сообщениями (электронными документами, электронными образами документов) в системе электронного документооборота (СЭД);
(Подпункт в редакции, введенной в действие приказом ФТС России от 7 сентября 2015 года N 1818. - См. предыдущую редакцию)
8) обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использование информации, содержащейся в них;
9) организует и осуществляет изготовление, копирование, оперативное тиражирование документов;
10) организует контроль за исполнением документов в соответствии с указаниями и поручениями руководства таможни по их исполнению, анализирует состояние исполнительской дисциплины;
11) осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях таможни;
12) разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) ФТС России методические документы в области документационного обеспечения;
13) разрабатывает сводную номенклатуру дел таможни, номенклатуру дел Подразделения, формирует дела Подразделения и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях таможни;
14) организует прием руководством таможни граждан, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с установленным порядком;
15) организует работу с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования), на основе соответствующих инструкций;
16) организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК таможни;
17) осуществляет подготовку документов Подразделения к архивному хранению;
18) организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, ответственных за документационное обеспечение деятельности таможни;
19) принимает (не ранее чем через 1 год, но не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывает и хранит управленческие документы структурных подразделений таможни постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
20) разрабатывает и согласовывает с соответствующим государственным (муниципальным) архивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) государственного (муниципального) архива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;
21) составляет и представляет (не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭК таможни и ЭПК соответствующего архивного учреждения;
22) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
23) создает, пополняет, совершенствует НСА к хранящимся в архиве делам и документам; обеспечивает его преемственность с НСА соответствующего государственного (муниципального) архива;