18. Заседаниями Совета руководит Председатель Совета, который обеспечивает коллегиальность в обсуждении вопросов, выносимых на рассмотрение Совета.
В отсутствие Председателя Совета по его поручению председательствовать на заседаниях Совета может заместитель Руководителя Агентства, исполняющий обязанности Руководителя Агентства.
19. Заседания Совета по решению Председателя Совета проводятся в обычном или расширенном составах, а также в виде закрытого заседания, если на обсуждение Совета внесены вопросы конфиденциального характера либо если они включают сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну. При необходимости заседание Совета может быть выездным.
20. Повестка конкретного заседания Совета утверждается Председателем Совета не позднее, чем за десять дней до даты проведения заседания и рассылается членам Совета, руководителям территориальных управлений Агентства, руководителям причастных организаций, находящихся в ведении Агентства, а также лицам, приглашенным для участия в расширенном заседании Совета.
21. Председатель Совета:
определяет по согласованию с членами Совета регламент проведения конкретного заседания Совета;
руководит работой Совета, следит за соблюдением настоящего Положения и повестки заседания Совета;
предоставляет слово для выступления участникам заседания Совета;
утверждает список приглашенных на заседание Совета;
проводит голосование и оглашает его результаты.
22. Члены Совета обязаны присутствовать на его заседаниях. Освобождение членов Совета от участия в заседании Совета допускается только с разрешения Председателя Совета. О невозможности присутствовать на заседании Совета по уважительной причине члены Совета заблаговременно информируют Секретарит Совета.
23. Заседание Совета считается правомочным, если на нем присутствуют более половины членов Совета.
24. Подготовка материалов для рассмотрения на заседаниях Совета осуществляется заместителями Руководителя Агентства, начальниками Управлений Агентства, руководителями организаций, находящихся в ведении Агентства, и другими должностными лицами, утвержденными в Плане заседаний Совета в качестве докладчиков.
Для подготовки материалов к заседаниям Совета формируется рабочая группа, возглавляемая, как правило, одним из заместителей Руководителя Агентства, которая разрабатывает план подготовки материалов заседания Совета, проект решения Совета, определяет перечень справочно-аналитических материалов к заседанию Совета.
25. Рабочая группа по подготовке материалов к рассматриваемому на заседании Совета вопросу не позднее чем за пять дней до начала заседание Совета обеспечивает представление в Секретариат Совета следующих материалов (в том числе в электронном виде):
краткую аналитическую справку по существу рассматриваемого вопроса;
проект решения Совета, включая констатирующую и постановляющую части, с изложением конкретных задач, поручений конкретным исполнителям, ответственным за реализацию поставленных задач, и указанием обоснованных сроков их выполнения;
список приглашенных на заседание Совета, согласованный с курирующими заместителями Руководителя Агентства;
регламент работы Совета (краткого - рассылаемого участникам заседания и подробного - представляемого Председателю Совета) с указанием заранее записавшихся для выступления в прениях на заседании Совета.
При необходимости рабочей группой разрабатываются дополнительные материалы информационно-справочного характера с указанием конкретных лиц, ответственных за подготовку этих материалов и осуществление их демонстрации.
При проведении совместных заседаний Совета с аналогичными коллегиальными органами, образованными другими органами государственной власти, указанные материалы должны быть также согласованы с руководителями соответствующих органов государственной власти.
26. Подготовленные к заседанию Совета материалы (в том числе в электронном виде) не позднее, чем за пять дней до дня проведения заседания Совета представляются в Секретариат Совета, который за три дня до дня проведения заседания Совета доводит материалы до членов Совета, а при необходимости - до приглашенных на заседание Совета.
Материалы Совета, в состав которых входят сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в Первый отдел Росжелдора за семь дней до дня проведения заседания Совета для осуществления мероприятий в установленном порядке.
27. Организационные вопросы, связанные с подготовкой и проведением заседания Совета, обеспечиваются Секретариатом Совета и причастными управлениями и организациями.
28. Регламент проведения конкретного заседания Совета принимается на этом заседании членами Совета по предложению Председателя Совета.