3.2. Основанием для начала предоставления государственной услуги является поступление обращения в ФСТ России, в том числе принятого в ходе личного приема либо перенаправленного с сопроводительным документом из других государственных органов.
3.3. Обращение, а также документы, связанные с его рассмотрением, принимаются отделом учета и контроля документации Управления делами ФСТ России.
3.4. Работник отдела учета и контроля документации Управления делами ФСТ России, ответственный за прием корреспонденции:
проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;
проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдсвязью;
вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к обращению подкалывает конверт;
приобщает к обращению прилагающиеся к нему документы;
возвращает на почту невскрытой ошибочно поступившую (не по адресу) корреспонденцию.
3.5. Обращение в электронной форме, направленное гражданином в установленном порядке через Портал или с Сайта, принимается работником отдела учета и контроля документации Управления делами ФСТ России с использованием программно-технических средств.
3.6. Поступившее в ФСТ России обращение независимо от способа его доставки подлежит регистрации в течение 3 (трех) рабочих дней с момента поступления в ФСТ России с использованием СЭД и постановке на контроль.
Постановку обращений на контроль и контроль за сроками рассмотрения обращения осуществляет отдел учета и контроля документации Управления делами ФСТ России.
3.7. Работники отдела учета и контроля документации Управления делами ФСТ России, ответственные за регистрацию обращений:
в правом нижнем углу первой страницы обращения проставляют регистрационный штамп с указанием присвоенного регистрационного номера. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;
в электронной регистрационно-контрольной карточке указывают фамилию, инициалы заявителя (в именительном падеже) и его почтовый адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируется первый автор, или автор в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации обращения. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;
создают электронный образ письменного обращения или переносят в СЭД обращение, поступившее в электронной форме.
3.8. Дальнейшая работа с обращением ведется в СЭД в электронной форме. Оригинал обращения подшивается в дело работником отдела учета и контроля документации Управления делами ФСТ России в соответствии с номенклатурой дел.
3.9. Результатом выполнения действий по приему и регистрации обращения является направление обращения в электронном виде на рассмотрение в приемные руководителя ФСТ России, его заместителей.