38. Основанием для начала предоставления государственной услуги является поступление в ФСКН России, территориальный орган, организацию ФСКН России и управление аппарата ГАК обращения гражданина, в том числе принятого на личном приеме либо перенаправленного с сопроводительным письмом из других государственных органов, органов местного самоуправления.
39. Обращение, а также приложенные к нему материалы принимаются в ФСКН России должностными лицами Управления делами Организационно-административного департамента ФСКН России.
40. Перед вскрытием конвертов, бандеролей, других почтовых отправлений (далее - конверты) проверяется правильность их адресования. Ошибочно доставленные конверты не вскрываются и возвращаются на почту.
41. После вскрытия конверта проверяется наличие в нем вложений. В случае их отсутствия либо несоответствия указанных в обращении гражданина документов и материалов имеющимся в конверте составляется соответствующий акт и вносятся отметки в учетные формы. Конверт приобщается к обращению и хранится вместе с материалами по его рассмотрению.
42. Обращение в форме электронного документа, направленное гражданином в установленном порядке через Единый портал или сеть Интернет, принимается сотрудником Приемной ФСКН России.
43. Делопроизводство по обращениям граждан осуществляется должностными лицами Приемной ФСКН России и ведется отдельно в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.
44. Поступившее в ФСКН России обращение гражданина, независимо от способа его доставки, подлежит регистрации в течение 3 (трех) дней с момента поступления в ФСКН России с использованием системы САД путем внесения необходимых данных в регистрационно-контрольную карточку (приложение 3) и постановке на контроль.
Регистрация обращений начинается ежегодно с первого номера.
45. Основными сведениями, подлежащими обязательному отражению в карточке системы САД, являются:
дата регистрации обращения;
регистрационный номер;
сведения о повторности обращения;
фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме, или адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, дата подписания обращения;
краткое содержание обращения;
фамилия, инициалы и резолюция должностного лица по обращению, наименование структурного подразделения и (или) фамилия лица, ответственного за рассмотрение обращения;
дата и результаты рассмотрения обращения;
сведения о постановке обращения на контроль;
сведения о месте хранения материалов рассмотренного обращения.
46. Регистрационный номер обращения указывается в регистрационном штампе, который проставляется на свободном месте первой страницы обращения. Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии гражданина и порядкового номера обращения (например: Д/401).
Если обращение является приложением к сопроводительному письму, поступившему из государственного органа, органа местного самоуправления, организации или от должностного лица, регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.
47. При поступлении повторных обращений (обращений от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу) им присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующих графах учетной формы указывается регистрационный номер первичного обращения и отметка "повторно". Обращения одного и того же гражданина по разным вопросам повторными не считаются.
48. Второй и последующие экземпляры одного и того же обращения, направленные гражданином в различные органы государственной власти, органы местного самоуправления или иным должностным лицам (далее - дубликатное обращение) и переадресованные этими органами и должностными лицами в ФСКН России, регистрируются за самостоятельными номерами и приобщаются к ранее поступившему обращению.
Дубликатное обращение, повторяющее текст предыдущего обращения, на которое давался ответ, не рассматривается, а заявителю направляется уведомление о ранее данном ответе с приложением копии этого ответа.
49. Обращение, подписанное двумя и более гражданами, считается коллективным. Регистрационный номер такого обращения состоит из букв "Кол" и порядкового номера обращения (например: Кол/635). При регистрации данного обращения в учетную форму вносятся первые две-три разборчиво указанные фамилии. Первой указывается фамилия гражданина, в адрес которого должен быть направлен ответ. В графе "Примечание" учетной формы проставляется отметка "коллективное" и указывается количество граждан, подписавших обращение.
50. В случае поступления из государственных органов, органов местного самоуправления или от должностных лиц нескольких обращений с одним сопроводительным письмом регистрационный номер присваивается каждому обращению. При этом сопроводительное письмо копируется в количестве, соответствующем числу обращений.
51. Регистрационный номер обращения, в котором не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и его почтовый адрес, состоит из букв "Ан" и порядкового номера поступившего обращения (например: Ан/711). В графе "Примечание" учетной формы проставляется отметка "анонимное".
52. Регистрация обращения гражданина, поступившего в территориальный орган, организацию ФСКН России и управление аппарата ГАК, производится уполномоченным должностным лицом в журнале контрольно-номерного учета обращений граждан (личного приема граждан) и в регистрационно-контрольных карточках.
53. Территориальные органы, организации ФСКН России и управления аппарата ГАК, в которые поступает незначительное количество обращений, могут регистрировать поступившие обращения в регистрационно-контрольном журнале учета и рассмотрения предложений, заявлений и жалоб (приложение 4), который заполняется в течение всего периода, необходимого до его полного завершения.