47. Поступающие в Роструд письменные обращения принимаются экспедицией отдела делопроизводства Управления делами Роструда.
В целях обеспечения безопасности при работе с письменными обращениями они подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте работа с письменным обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководством Управления делами.
При приеме письменных обращений:
проверяется правильность адресности корреспонденции;
сортируются телеграммы;
вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются);
сортируются ответы на запросы по обращениям граждан;
поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт. В случае отсутствия самого текста письма работником, принимающим почту, подкалывается бланк с текстом: "Письменного обращения к адресату нет", который прилагается к конверту;
по выявленным нарушениям и недостаткам составляются акты на письма:
к которым прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги и т.п.;
на письма, при вскрытии которых не обнаружилось обращения;
в конвертах которых обнаружилась недостача документов, упоминаемых автором или вложенной в конверт описью документов.
Акт составляется в двух экземплярах и подписывается двумя работниками отдела делопроизводства Управления делами.
При этом один экземпляр акта посылается отправителю, второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение в соответствующее структурное подразделение Роструда, ответственное за работу с обращениями граждан.
Ошибочно (не по адресу) присланные письма возвращаются на почту не вскрытыми.
48. Регистрация обращений граждан, поступивших в Роструд, производится работниками соответствующего структурного подразделения Роструда, ответственного за работу с обращениями граждан, в системе электронного документооборота (далее - СЭД) в течение трех дней с даты их поступления.
Регистрация письменных обращений и Интернет-обращений граждан осуществляется работниками соответствующего структурного подразделения Роструда, ответственного за работу с обращениями граждан, путем ввода необходимых данных об обратившихся гражданах и содержании их обращений в Роструд в СЭД.
На каждое поступившее обращение заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК).
Работники соответствующего структурного подразделения Роструда, ответственного за работу с обращениями граждан, при регистрации проверяют установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений. При необходимости проверяют поступившие обращения на повторность.
Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же автора, то осуществляется регистрация только одного из обращений, при этом в РКК делается соответствующая отметка о количестве дублированных обращений.
В РКК фамилия и инициалы автора обращения заполняются в именительном падеже.
Если обращение подписано двумя и более авторами, то в графе "Ф.И.О." указывается первый автор, например, Сидоров Б.В., два других автора (например, Петров А.А., Иванов В.В.).
При регистрации обращений граждан, в которых не указаны фамилия лица, направившего обращение, и адрес, по которому должен быть направлен ответ, в РКК в графе "Ф.И.О." делается запись "Не указаны", а в графе "Адрес" указывается территория по почтовому штемпелю. Ответы на подобные обращения не даются.
По результатам регистрации указанные обращения направляются работниками соответствующего структурного подразделения Роструда, ответственного за работу с обращениями граждан, для сведения и использования в работе в профильное структурное подразделение по существу поставленных вопросов или списываются "В дело".
Графа "Адрес" РКК заполняется с соблюдением общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции порядка. При этом, если указан почтовый индекс, то он также заносится в соответствующую графу РКК.
Слова "город", "край", "область", "дом", "корпус", "квартира" полностью писать не рекомендуется. Например, 244110, Московская обл., г.Воскресенск, ул.Химиков, 14-2-34.
Необходимо также пользоваться сокращениями слов при обозначении адреса:
"обл." - область;