20.1. Основанием для начала процедуры приема и регистрации обращения является поступление обращения в Рособоронпоставку.
20.2. Обращение принимается Управлением делами Рособоронпоставки (далее - Управление делами).
20.3. Работник Управления делами, ответственный за прием письменного обращения гражданина:
проверяет правильность адресования письма, бандероли или посылки (далее - корреспонденция) и их целостность;
ошибочно поступившую корреспонденцию (не по адресу Рособоронпоставки) возвращает на почту;
вскрывает корреспонденцию, проверяет наличие в ней обращения гражданина (разорванные документы подклеиваются);
в случае обнаружения в корреспонденции опасных или подозрительных вложений приостанавливает работу с ней до принятия руководством Управления делами соответствующего решения;
к обращению гражданина подкалывает под скрепку поступившие с ним документы и материалы, последним подкалывается конверт;
в случае отсутствия в корреспонденции обращения гражданина прилагает к ее оболочке заверенный своей подписью и с указанием даты лист бумаги с текстом: "Письменного обращения нет";
в двух экземплярах составляет акт об отсутствии обращения, который подписывается двумя работниками Управления делами;
аналогичный акт составляет в случае обнаружения в корреспонденции денежных знаков, ценных бумаг или предметов или недостачи упомянутых в обращении или вложенной описи документов и материалов;
один экземпляр акта направляет отправителю корреспонденции, а второй приобщает к полученным документам.
20.4. Обращение в электронной форме, направленное гражданином в установленном порядке из личного кабинета пользователя Портала или с сайта Рособоронпоставки, принимается работником Управления делами с использованием программно-технического средства.
20.5. Принятые в установленном порядке письменные обращения и обращение в электронной форме передаются на регистрацию в системе электронного документооборота Рособоронпоставки (далее - СЭД).
20.6. Регистрацию обращений в СЭД осуществляет работник Управления делами в следующем порядке:
вводит реквизиты обращения в регистрационную карточку СЭД;
создает в СЭД электронный образ письменного обращения или переносит в СЭД обращение, поступившее в электронной форме;
присваивает обращению регистрационный номер;
на подлиннике обращения или на сопроводительном письме к нему либо на распечатанном обращении, поступившем в Рособоронпоставку в электронной форме, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу или на любом другом свободном месте ставит штамп с указанием регистрационного номера и даты регистрации.
20.7. Дальнейшая работа с обращением ведется в СЭД в электронной форме. Подлинник обращения остается в Управлении делами до определения ответственного исполнителя государственной услуги.
20.8. Зарегистрированное обращение направляется на рассмотрение уполномоченному должностному лицу Рособоронпоставки для определения ответственного исполнителя государственной услуги.