(Раздел дополнительно включен приказом Росреестра от 9 апреля 2012 года N П/145)
155. В Росреестре создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
156. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте центрального аппарата Росреестра используется электронная подпись (далее - ЭП).
157. Перечень электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, согласован с Федеральным архивным агентством и утвержден Приказом Росреестра от 24.11.2011 N П/0460 "Об утверждении Перечня документов Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов".
158. Электронные документы, указанные в вышеуказанном Перечне документов, создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Росреестра.
159. Прием и отправка электронных документов (служебные записки) осуществляется ответственными делопроизводителями структурных подразделений центрального аппарата Росреестра.
160. При переписке с территориальными органами и подведомственными организациями Росреестра прием и отправку электронных документов осуществляет Административное управление.
161. При получении из территориальных органов и подведомственных организаций Росреестра электронных документов, подписанных электронной подписью, Административное управление осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
Электронные документы, поступившие с нарушениями установленных требований (электронная карточка без вложений или вложение без приложений, отсутствие или нарушение ЭП), не регистрируются, при этом обязательно указываются причины отказа в регистрации.
162. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководству (кроме Руководителя) и в структурные подразделения Росреестра отправка электронных документов и их хранение осуществляется вместе с их регистрационными данными (электронные карточки (ЭК). Документ на рассмотрение Руководителю направляется Административным управлением в распечатанном виде с ЭК.
При поступлении в структурное подразделение центрального аппарата Росреестра входящего электронного документа из территориального органа или подведомственной организации Росреестра, направленного на рассмотрение Административным управлением, по вопросам, не входящим в компетенцию данного структурного подразделения, необходимо в течение 3-х дней направить в Административное управление служебную записку с обоснованием причины возврата документа.
163. Создаваемые документы в центральном аппарате Росреестра для отправки в территориальные органы и подведомственные организации Росреестра оформляются и обрабатываются в следующем порядке.
Все исходящие документы, независимо от способа их отправки (на бумажном носителе - почтовым отправлением или в электронном виде по СЭД Росреестра с использованием ЭП), оформляются на бланках Росреестра в соответствии с пунктом 110 раздела VII Инструкции по делопроизводству.
Исходящие документы, создаваемые структурными подразделениями за подписью начальника соответствующего структурного подразделения при электронной отправке по СЭД Росреестра с использованием ЭП, направляются на подпись одновременно на бумажном носителе и в электронном виде, вложенном в ЭК.
Начальником структурного подразделения подписываются ЭП вложенный документ в ЭК, а также оригинал документа на бумажном носителе. Ответственным за делопроизводство структурного подразделения регистрируется подписанный документ, создается электронный образ документа (сканируется оригинал документа с подписью и исходящим номером и датой) и вкладывается в ЭК, затем направляется ЭК с вложениями в Административное управление на проверку и отправку.
В целях сохранения ЭП на документе вносить изменения (включая регистрационный номер и дату) в подписанный ЭП документ запрещается. За соответствие электронного документа, подписанного, электронному образу документа несет ответственность ответственный за делопроизводство структурного подразделения. Оригинал документа подшивается в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения. При отправке документа, направляемого только в электронном виде с использованием ЭП без дублирования отправки на бумажном носителе, в регистрационный номер документа добавляется значок "@".
Исходящие документы, создаваемые в центральном аппарате Росреестра за подписью заместителей Руководителя и направляемые с использованием ЭП, создаются и оформляются для отправки (ЭК с вложением документа в электронном виде) структурными подразделениями - исполнителями документа в соответствующие приемные заместителей Руководителя Росреестра одновременно с оригиналом документа на бумажном носителе. За соответствие электронного документа, направленного на подпись заместителю Руководителя, оригиналу документа на бумажном носителе несет ответственность исполнитель документа. Заместителем Руководителя Росреестра подписываются ЭП вложенный документ в ЭК, а также оригинал документа на бумажном носителе и полный комплект документов с ЭК направляется на регистрацию и отправку в Административное управление. После подписи оригинала документа сотрудниками Административного управления регистрируется подписанный документ, создается электронный образ документа (сканируется оригинал документа с подписью и исходящим номером и датой), вкладывается в ЭК, которая подписывается ЭП ответственным сотрудником Административного управления и направляется адресату. За правильность вложения соответствующего электронного образа документа в ЭК несет ответственность ответственный работник Административного управления. Оригинал документа подшивается в соответствующее номенклатурное дело Административного управления.
Исходящие документы, создаваемые в центральном аппарате Росреестра за подписью Руководителя Росреестра и направляемые с использованием ЭП, создаются и оформляются для отправки (ЭК с вложением документа в электронном виде) структурными подразделениями - исполнителями документа и одновременно с оригиналом документа на бумажном носителе направляются в Административное управление. За соответствие электронного документа, направленного на подпись Руководителю, оригиналу документа на бумажном носителе несет ответственность исполнитель документа. Административное управление при получении полного комплекта документа (ЭК с вложением документа, оригинал на бумажном носителе, оформленный в соответствии с требованиями Инструкции) проверяет комплект документов в части правильности оформления и направляет для подписи Руководителя его помощнику. Подпись документа, его регистрация и отправка осуществляется аналогично документам, подписанным заместителями Руководителя Росреестра.
164. Определение способов отправки документов (по СЭД Росреестра с применением ЭП или почтовыми отправлениями на бумажном носителе) определяет автор документа или исполнитель, о чем делается соответствующая пометка в ЭК в окошке "рассылка".
165. При поступлении в Административное управление неполного комплекта документов на отправку документы возвращаются исполнителям на доработку.
166. Документы ограниченного распространения (ДСП), а также документы, которые не поддаются сканированию (нестандартные листы, плохо читаемые документы и т.д.), подлежат отправке только почтовыми отправлениями.
167. Документы, создаваемые Росреестром и (или) поступившие в Росреестр на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
168. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД Росреестра.
169. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.