(Раздел дополнительно включен приказом Росреестра от 9 апреля 2012 года N П/145)
Основные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству в Росреестре:
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Росреестре;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, в том числе Росреестром, органом местного саморегулирования, юридическим и физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Росреестра;
"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
"сканирование документа" - получение электронного образа документа;
"электронный документ" - документ, создаваемый в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе";
"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Росреестре, с указанием сроков их хранения;
"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Росреестра;
"служба делопроизводства" - структурное подразделение Росреестра, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Росреестра.