Раздел VII предыдущей редакции считается Разделом VIII настоящей редакции - приказ Росреестра от 9 апреля 2012 года N П/145.
____________________________________________________________________
VIII. Подготовка и утверждение номенклатуры дел центрального аппарата Росреестра
114. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в структурных подразделениях центрального аппарата Росреестра с указанием сроков их хранения, ежегодно оформляемых в установленном Инструкцией порядке.
В соответствии с номенклатурой дел исполненные в структурных подразделениях Росреестра документы помещаются в дела, осуществляется их систематизация и учет, определяются сроки хранения, составляются архивные описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также ведется учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
115. Номенклатуры дел в структурных подразделениях составляются государственными служащими, ответственными за обработку документов, подписываются руководителем соответствующего структурного подразделения и представляются до 15 сентября текущего года в отдел документационного обеспечения и Центрального архива, который оформляет сводную номенклатуру дел по установленной форме, обеспечивает ее согласование с Центральной экспертной комиссией Росреестра (далее ЦЭК) и Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет). Сводная номенклатура дел утверждается приказом Росреестра.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в течение месяца разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел документационного обеспечения и Центрального архива, который в установленном порядке вносит соответствующие изменения в приказ Росреестра об утверждении сводной номенклатуры дел.
116. После утверждения сводной номенклатуры дел Росреестра структурные подразделения получают копии соответствующего приказа с приложениями конкретных разделов номенклатуры.
117. Сводная номенклатура дел Росреестра в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
118. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Росреестра.
119. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, располагаемые в последовательности, предусмотренной утвержденной структурой Росреестра.
120. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные направления деятельности Росреестра в соответствии с Положением о нем.
121. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:
1) графа 1 "Индексы дел" включает обозначаемые арабскими цифрами номер структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в разделе, например: индекс дела 02-04, где 02 - структурный номер Управления планирования, организации и контроля, 04 - порядковый номер заголовка дела в разделе "Постановления Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации. Копии";
2) графа 2 "Заголовок дела (томов, частей)" включает: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); наименование организации - адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дату (период), к которым относятся документы дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: "разные материалы", "общая переписка" и т.д., вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.
В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанных последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и т.д.), например: "Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Росреестра (планы, списки, доклады, информация)".
В заголовках дел "Переписка…" указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: "Переписка с территориальными органами Росреестра о повышении квалификации и переподготовке федеральных государственных гражданских служащих".
Не указываются разные адресаты в заголовках дел, содержащих переписку с ними, например: "Переписка о награждении федеральных государственных гражданских служащих, присвоении им почетных званий".
В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с Российской правовой академией Минюста России по вопросам подготовки кадров".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Статистические сведения о проверках в системе Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Форма N 24). Полугодовые отчеты".
В деле, состоящем из нескольких томов или частей, кроме общего заголовка, могут составляться заголовки каждого тома (части).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию;
3) графа 3 "Количество единиц хранения" заполняется по окончании календарного года;
4) графа 4 "Срок хранения дела, номера статей" заполняется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения или указывается согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения;
5) графа 5 "Примечание" может включать название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и др.
122. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.