50. Доставка документов в Росреестр осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской, специальной, телефонной связью, электронной почтой, а также по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), обеспечивающей поступление корреспонденции из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, и СЭДО Минэкономразвития России.
Почтовой связью доставляются письма, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания; фельдъегерской связью - срочная корреспонденция государственных органов; телефонной связью - факсимильные сообщения, телефонограммы; электронной почтой - электронные сообщения, по МЭДО - документы из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, по СЭДО Минэкономразвития России - поручения.
51. Обработка, регистрация, распределение и движение входящей корреспонденции:
1) прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в Росреестр корреспонденции осуществляется отделом документационного обеспечения и Центрального архива.
В вечернее (после 18.00 - в понедельник-четверг, после 17.00 - в пятницу и предпраздничные дни) и нерабочее время документы принимаются в приемной Руководителя оперативными дежурными и по возможности оперативно передаются в отдел документационного обеспечения и Центрального архива.
Документы, доставленные курьером непосредственно в структурные подразделения и должностным лицам Росреестра, также оперативно передаются ими в отдел документационного обеспечения и Центрального архива для регистрации;
2) перед вскрытием почтовых отправлений проверяется целостность их упаковки и правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому учреждению или пересылается надлежащему адресату. Наличие заказных писем проверяется по записям почтовых реестров;
3) затем вскрываются все конверты (за исключением конвертов с пометкой "лично"). По сведениям, указанным на конверте, проверяется наличие в нем документов с соответствующими номерами, а также всех документов и приложений. При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, первый экземпляр которого остается в отделе документационного обеспечения и Центрального архива, второй приобщается к поступившему документу, третий отсылается адресанту. Документы с некомплектными приложениями также возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают начальник отдела документационного обеспечения и Центрального архива (заместитель, исполняющий его обязанности) и государственный служащий, вскрывший указанный конверт.
Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело;
4) вся входящая корреспонденция (за исключением обращений граждан, факсимильных сообщений, телефонограмм, личной переписки и справочных документов) подлежит обязательной централизованной регистрации отделом документационного обеспечения и Центрального архива в электронной базе данных "Канцелярия экспедиции".
Реквизит "Регистрационный номер" входящего документа оформляется отделом документационного обеспечения и Центрального архива и состоит из индекса (который указывается, в зависимости от адресата, откуда или от кого документ поступил) и порядкового номера в электронной базе данных.
Индексы на входящие документы присваиваются следующим образом:
поручения Президента, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства и Аппарата Правительства Российской Федерации регистрируются с индексом "ПП";
парламентские запросы, обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - "ГД";
поручения Минэкономразвития России - "МИН";
иные документы - "ОП".
Факт регистрации входящего документа подтверждается регистрационным штампом, который помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу. В указанный штамп от руки вписываются дата получения документа, индекс, регистрационный номер в электронной базе данных "Канцелярия экспедиции" и количество листов поступившего документа.
5) документы, поступившие факсимильной связью и электронной почтой, регистрируются в соответствующих журналах факсимильных сообщений и электронной почты;
6) не подлежит регистрации в отделе документационного обеспечения и Центрального архива (фиксируется только дата поступления) следующая входящая корреспонденция:
- копии документов и иная справочная информация, присланная для сведения;
- поздравительные письма;
- пригласительные билеты;
- бухгалтерские документы (счета, платежные поручения и т.д.);
- печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
- формы статистической отчетности;
7) отдел документационного обеспечения и Центрального архива осуществляет предварительное рассмотрение содержания входящих документов с целью их распределения;
8) зарегистрированная и предварительно рассмотренная корреспонденция направляется:
в "Канцелярию руководителя" для доклада Руководителю;