52. Реквизиты исходящих документов (служебных писем) оформляются структурными подразделениями Росреестра в соответствии с правилами, установленными разделом II Инструкции.
53. Исходящие документы с подписью Руководителя и его заместителей после подписания подлежат регистрации в отделе документационного обеспечения и Центрального архива в следующем порядке:
1) документы представляются на регистрацию в трех экземплярах, из которых после регистрации первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему направляются адресату; второй экземпляр (копия) с визами согласования возвращается в соответствующее структурное подразделение с отметкой об отправке, включающей регистрационный номер и дату, для включения в соответствующее номенклатурное дело; третий экземпляр (копия) хранится в отделе обработки документационного обеспечения и Центрального архива до минования надобности.
Одновременно с подписанным документом на бумажном носителе в отдел документационного обеспечения и Центрального архива в системе СЭД Росреестра ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях направляется на регистрацию заполненная электронная карточка исходящего документа с вложением электронной версии соответствующего документа в статусе "Черновик". К электронной карточке исходящего документа ограниченного распространения (ДСП) электронная версия не прикрепляется;
2) регистрационные номера оформляются отделом документационного обеспечения и Центрального архива в соответствии с пп.4 п.34 Инструкции.
На копиях отправленных исходящих документов делается отметка об отправлении оригинала и указываются дата отправки и регистрационный номер.
54. Документы с подписями руководителей структурных подразделений и их заместителей регистрируются в структурных подразделениях и направляются ими в двух экземплярах на бумажном носителе одновременно с заполненной зарегистрированной электронной карточкой исходящего документа в системе СЭД Росреестра с вложением электронной версии соответствующего документа в статусе "На регистрацию" в отдел документационного обеспечения и Центрального архива для проверки правильности оформления и отправки адресатам на бумажном носителе.
В случае поступления в отдел документационного обеспечения и Центрального архива не полного комплекта документов на регистрацию (регистрационная карточка без бумажного носителя, документ на бумажном носителе без регистрационной карточки или без вложения электронной версии документа) документ по истечении двух дней возвращается экспедицией в структурное подразделение без регистрации на дооформление.
Отправка документов в системе СЭД Росреестра (в территориальные органы и подведомственные организации Росреестра) одновременно с бумажным носителем отделом документационного обеспечения и Центрального архива осуществляется отправка электронной версии документа до внедрения ЭЦП (электронно-цифровая подпись) в качестве опережающей информации (кроме документов ограниченного распространения - ДСП).
За соответствие электронной версии документа бумажному носителю ответственность несет исполнитель документа.
Первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему направляются адресату, на втором экземпляре (копии) делается отметка об отправлении оригинала, после чего он возвращается в соответствующее структурное подразделение.
55. Доверенности на право совершения действий от имени Руководителя, представления его интересов в государственных, общественных и судебных органах и иных организациях, оформленные в соответствии с п.37-41 Инструкции, регистрируются отделом документационного обеспечения и Центрального архива в журнале регистрации доверенностей в порядке, предусмотренном пп.4 п.34 Инструкции.
Зарегистрированный оригинал доверенности выдается под роспись представителю, а его завизированная копия и копия с оригинала документа помещается в номенклатурное дело в отделе документационного обеспечения и Центрального архива.
56. Отправка исходящих документов (служебных писем) осуществляется в следующем порядке:
1) служебные письма за подписью Руководителя и его заместителей, адресованные в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, аппараты Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, в федеральные органы исполнительной власти, рассылаются фельдсвязью по реестру, если нет другого указания руководства;
2) документы, направляемые в Министерство экономического развития Российской Федерации, отправляются ежедневно отделом отправки корреспонденции с нарочным. Данная корреспонденция оформляется по реестру;
3) документы, не предусмотренные пп.1 и 2 п.55* Инструкции, отправляются почтовой связью.
________________
* Вероятно, ошибка оригинала. Следует читать: "пп.1 и 2 п.56". - Примечание изготовителя базы данных.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом отправки корреспонденции в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст.1556);
4) если служебные письма направляются в федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы и подведомственные организации Росреестра, почтовый адрес после наименования адресата не указывается, во всех остальных случаях исполнитель указывает полный почтовый адрес, включая почтовый индекс. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, возвращаются исполнителю на доработку;
5) документы отправляются заказными письмами в конвертах. На конвертах указываются адресат, его почтовый индекс и адрес, а также в нижнем левом углу - номер отправляемого документа. Все документы, отправляемые одному адресату, вкладываются в один конверт;
6) заказные письма передаются в почтовое отделение по описи, которая составляется в двух экземплярах. В описи указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид и почтовый адрес. Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения помещается в номенклатурное дело отдела отправки корреспонденции;
7) документы массовой рассылки отправляются в соответствии с указателем рассылки, который составляет исполнитель исходящего документа, подписывает руководитель или заместитель руководителя структурного подразделения и утверждает начальник отдела документационного обеспечения и Центрального архива. Указатель рассылки, в котором делается отметка о дате отправки документов, помещается в номенклатурное дело отдела документационного обеспечения и Центрального архива.