29. Протоколами в Росреестре оформляются решения, принятые на совещаниях у Руководителя, заместителей Руководителя, руководителей структурных подразделениях Росреестра, иных совещаниях в Росреестре (далее - совещания).
30. Протокол совещания оформляет секретарь совещания (ответственный за проведение совещания государственный служащий (работник) на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman N 14.
В Росреестре протоколы могут издаваться в полной или краткой форме.
При краткой форме оформления протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются:
Председатель или Председательствующий
Секретарь
Присутствовали (подчеркивается) - список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня, т.е. перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которая печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола, после соответствующего постановления (решения).
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "ПРИСУТСТВОВАЛИ" печатается от границы левого поля после указания должностей, фамилий и инициалов председателя и секретаря совещания, подчеркивается, в конце ставится двоеточие, после которого помещаются должности, фамилии и инициалы остальных участников совещания. Наименование должностей могут указываться обобщенно, например: "руководители структурных подразделений Росреестра".
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал.
Перечень присутствующих отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
31. Протокол имеет следующие реквизиты:
1) наименование документа - слово "П Р О Т О К О Л" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;
2) название (вид) совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;
3) место проведения совещания. Указывается (при необходимости) у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола сплошной линией;
4) дата протокола оформляется словесно-цифровым способом (пп.2 п.18 Инструкции) и печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата совещания;
5) номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера. Государственный служащий (работник), ответственный за подготовку протоколов, перед представлением на подпись присваивает им номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний у Руководителя, протоколы совещаний у заместителя Руководителя, протоколы совещаний у руководителя структурного подразделения, протоколы межведомственных совещаний и др.;
6) подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами, оформляется в соответствии с пп.8 п.18 Инструкции.
Протокол подписывают должностное лицо, председательствующее на совещании, и секретарь совещания, после чего протокол помещается в дело, предусмотренное номенклатурой дел Росреестра.
32. По решению должностного лица, председательствующего на совещании, секретарь совещания тиражирует протоколы и/или оформляет выписки из протоколов, а также сопроводительные письма и рассылает их через Административное управление заместителям Руководителя в соответствии с распределением обязанностей, в структурные подразделения Росреестра, заинтересованные государственные органы и иные организации.