318. Учреждение или орган УИС в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации применяет в своей деятельности печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
319. Дела временного срока хранения уничтожаются только после утверждения описей дел постоянного срока хранения. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями.
Если документы для уничтожения вывозятся за пределы здания учреждения или органа УИС, то они должны быть уничтожены в этот же день.
После уничтожения документов члены комиссии подтверждают факт их уничтожения своими подписями в акте о выделении к уничтожению документов, а в журналах, карточках учета делаются отметки об уничтожении документов с указанием номера акта и даты его регистрации.
Акты комплектуются в дела в зависимости от сроков их хранения.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом ФСИН России от 31 октября 2013 года N 615. - См. предыдущую редакцию)
320. Гербовые печати применяются в учреждении или органе УИС для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.
Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает руководитель учреждения или органа УИС.
321. Закрепление гербовых печатей за должностными лицами учреждения или органа УИС осуществляется на основании приказа учреждения или органа УИС.
В учреждении или органе УИС используются гербовые мастичные печати:
первая мастичная гербовая печать закрепляется за руководителем (заместителем руководителя) службы делопроизводства;
вторая - за главным бухгалтером (заместителем главного бухгалтера) учреждения или органа УИС;
третья - за работником структурного подразделения, ответственным за отметку командировочных удостоверений.
Гербовая металлическая рельефная печать для служебных удостоверений и специальных пропусков закрепляется за руководителем или заместителем руководителя кадрового подразделения учреждения или органа УИС, или работником данного подразделения учреждения или органа УИС, которому по функциональным обязанностям вменены оформление и выдача служебных удостоверений.
Передача гербовых печатей другим должностным лицам осуществляется на основании приказа учреждения или органа УИС, вынос их за пределы административного здания, в котором размещается учреждение или орган УИС, без письменного разрешения руководителя учреждения или органа УИС (лица, временно исполняющего его обязанности) не допускается.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом ФСИН России от 31 октября 2013 года N 615. - См. предыдущую редакцию)
322. В учреждении или органе УИС гербовой печатью заверяются подписи руководителя учреждения или органа УИС (лица, временно исполняющего его обязанности) и его заместителей на нижеприведенных служебных документах:
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом ФСИН России от 31 октября 2013 года N 615. - См. предыдущую редакцию)
индивидуальный контракт сотрудника о службе в уголовно-исполнительной системе, трудовой договор;
все виды договоров, заключаемых учреждением или органом УИС с другими организациями, в целях осуществления возложенных задач и функций;
финансовые документы и отчеты, представляемые в территориальные органы Минфина России и Федерального казначейства, налоговые и статистические органы, фонды;
документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки по заработной плате;
документы по материально-техническому обеспечению и снабжению учреждения или органа УИС;
акты о выполненных работах и предоставленных услугах;
акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей;
гарантийные письма, доверенности;
характеристики работников;
трудовые книжки;