221. Исполненные документы в целях обеспечения их учета, сохранности и быстрого поиска формируются в дела.
222. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
223. Дела в учреждениях и органах УИС формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
224. В каждом структурном подразделении определяются работники (исполнители), ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Руководители структурных подразделений и указанные работники (исполнители) обеспечивают сохранность документов и дел.
225. Документы постоянного и временного хранения формируются в разные дела. В дела помещаются только исполненные документы.
226. Документы, исполненные и направленные работниками "В дело", группируются в дела текущего делопроизводства одного года.
В дела объединяются документы одного вида или содержания (тематики) и срока хранения.
227. Дела независимо от сроков хранения не могут быть переходящими, за исключением журналов учета журналов.
228. Сроки хранения дел, включенных в номенклатуру, определяются в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации.
229. Завершенные в делопроизводстве документы в 10-дневный срок ответственным работником (исполнителем) формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
230. При формировании дел в структурных подразделениях необходимо соблюдать следующие правила:
а) помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
б) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
в) помещать приложения вместе с основными документами;
г) группировать в дело документы одного календарного года;
д) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
е) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
ж) помещать в дела факсограммы, телеграммы на общих основаниях;
з) помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);
и) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных документов);
к) по объему дела постоянного и временного хранения не должны превышать 250 листов, а толщина дел не должна превышать 4 см. При превышении данных объемов заводится второй том;
л) при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т.1", "Т.2" и т.д.
231. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности (входящие по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или их сочетании.
232. Приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы по личному составу формируются в дела по срокам хранения.
233. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии законодательных и иных нормативных и правовых актов Российской Федерации.
234. Документы коллегии территориального органа ФСИН России группируются в два дела: