Об утверждении Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (с изменениями на 22 ноября 2021 года)

7.1. Разработка и ведение номенклатурных дел

201. Учреждение и орган УИС формируют свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов.

Формирование документального фонда осуществляется службой делопроизводства, в том числе путем составления номенклатуры дел учреждения или органа УИС (далее - номенклатура дел), формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив учреждения или органа УИС.

202. Номенклатура дел учреждения и органа УИС - ежегодно оформляемый в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, отражающих всю документационную деятельность учреждения или органа УИС, в том числе его структурных подразделений, а также личные дела, документы, присланные для сведения, и другие.

203. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.

204. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет включительно) хранения.

205. Номенклатура дел составляется на основании положения о территориальном органе ФСИН России, устава учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России, учреждения, подведомственного территориальному органу ФСИН России, положения о структурном подразделении и других документов, регламентирующих деятельность учреждения или органа УИС, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в процессе деятельности учреждения и органа УИС.

206. В учреждении или органе УИС составляются номенклатура дел структурных подразделений (приложение N 25) и сводная номенклатура дел учреждения и органа УИС (приложение N 26).

Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, согласовывается с архивом учреждения или органа УИС, службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется до 1 октября текущего года в службу делопроизводства.

207. Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение (в случае изменения задач и функций) в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в службу делопроизводства.

208. Номенклатура дел учреждения или органа УИС составляется службой делопроизводства из номенклатуры дел структурных подразделений.

209. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают архив учреждения или органа УИС и экспертная комиссия учреждения и органа УИС (далее - ЭК учреждения или органа УИС).

210. Номенклатура дел учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, их филиалов ежегодно согласовывается с архивами (архивными группами) УИС по месту их дислокации (территориальной принадлежности) и один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

(Абзац в редакции, введенной в действие с 24 декабря 2021 года приказом ФСИН России от 22 ноября 2021 года N 1065. - См. предыдущую редакцию)

_______________

При наличии Соглашения (договора) с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

211. Номенклатура дел территориального органа ФСИН России ежегодно согласовывается с архивом территориального органа ФСИН России и один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

212. Номенклатура дел учреждения, подведомственного территориальному органу ФСИН России, ежегодно согласовывается со службой делопроизводства и архивом учреждения территориального органа.

213. Номенклатура дел учреждения и органа УИС, подписанная руководителем службы делопроизводства, согласовывается с ЭК учреждения или органа УИС до 20 декабря текущего года, утверждается руководителем учреждения или органа УИС и вводится в действие с 1 января следующего года.

214. После утверждения номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписку из номенклатуры дел.

215. Номенклатура дел учреждения или органа УИС готовится в четырех экземплярах: первый экземпляр, как документ постоянного хранения, помещается в дело службы делопроизводства, второй используется в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, третий - применяется в архиве учреждения или органа УИС, четвертый направляется в экспертно-проверочную комиссию уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела. Рабочий экземпляр номенклатуры дел учреждения или органа УИС может вестись в службе делопроизводства в электронном виде.

216. В случае изменения функций и структуры учреждения и органа УИС номенклатура дел учреждения или органа УИС подлежит переработке и согласованию в порядке, предусмотренном пунктами 215-220, 222, 217 Инструкции.

217. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений.

218. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые направления служебной деятельности учреждения или органа УИС в соответствии с положением о территориальном органе ФСИН России, уставом учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России, учреждения, подведомственного территориальному органу ФСИН России, положением о структурном подразделении.

219. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:

а) В графе 1 "Индексы дел" проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс состоит из установленного в учреждении или органе УИС цифрового обозначения структурного номера (индекса) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в разделе, например: индекс дела 1/ТО/1-1, где 1/ТО/1 - индекс структурного подразделения территориального органа ФСИН России, 1 - порядковый номер заголовка дела.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы дел для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

б) В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.