101. Все поступившие документы независимо от способа их доставки (за исключением обращений граждан, телефонограмм, личной переписки, печатных изданий и справочных документов) после предварительного рассмотрения подлежат обязательной централизованной регистрации в день поступления службой делопроизводства. Поступившие документы регистрируются самостоятельной порядковой нумерацией в пределах календарного года в журнале учета входящих документов (приложение N 14) или в электронной базе данных, в которые включаются основные реквизиты поступающих документов.
В случае поступления документов в нерабочий день они регистрируются на следующий рабочий день.
Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно, обращения граждан и др. - в течение трех дней.
102. Факт регистрации входящего документа подтверждается регистрационным штампом, который оформляется службой делопроизводства.
Реквизит "Регистрационный номер" входящего документа помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу, с обязательным указанием количества листов документа и приложения к нему. В указанный оттиск от руки вписываются дата регистрации документа и его регистрационный номер.
Если при регистрации поступивших документов в электронной базе данных используется технология штрих-кодирования, то на документе помещается наклейка с уникальным штрих-кодом, включающим регистрационный номер и дату регистрации документа, его тематику, краткое содержание, вид документа и др.
При регистрации документа, поступившего в пакете с пометкой "Лично", в журнале учета входящих документов или в электронной базе данных делается запись "Пакет с пометкой "Лично".
103. На документах, подлежащих возврату, регистрационный штамп и номер ставятся на обороте последнего листа основного документа.
104. При наличии в пакете нескольких самостоятельных документов каждый из них регистрируется отдельным номером.
105. Поручения руководителя учреждения и органа УИС (лица, временно исполняющего его обязанности), заместителей руководителя учреждения и органа УИС в течение дня направляются адресатам.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом ФСИН России от 31 октября 2013 года N 615. - См. предыдущую редакцию)
106. Зарегистрированные и предварительно рассмотренные документы для вынесения указания по их исполнению направляются:
руководителю службы делопроизводства для доклада руководителю учреждения и органа УИС;
заместителям руководителя учреждения и органа УИС по направлениям деятельности;
в структурные подразделения.
107. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем используются обязательные сведения о документах:
1) Адресант.
2) Адресат.
3) Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.
4) Вид документа.
5) Дата документа.
6) Регистрационный номер документа.
7) Дата поступления документа.
8) Входящий номер документа.
9) Исходящий номер и дата документа.
10) Наименование либо аннотация документа.
(Подпункт в редакции, введенной в действие приказом ФСИН России от 7 марта 2012 года N 149. - См. предыдущую редакцию)
11) Индекс дела.