65. Служебные письма имеют следующий состав реквизитов, их расположение и оформление:
а) Бланк.
Служебные письма в учреждениях и органах УИС оформляются на бланках формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman N 13, 14 без помарок и исправлений с соблюдением положений Инструкции.
Шрифт в письме (адресат, заголовок, текст, подпись) должен быть единым по размеру.
б) Адресат.
При оформлении адресата служебного письма 1-я строка располагается на бланке на уровне слов "Главное управление", "Управление". Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют вышестоящим органам и подведомственным учреждениям, иным организациям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.
В состав реквизита "Адресат" входят: наименование учреждения или органа УИС, иной организации, наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если служебное письмо направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный список к рассылке, или гражданину, исполнитель документа указывает в реквизите "Адресат" полный почтовый адрес получателя.
Наименование учреждения или органа УИС, иной организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.
При направлении служебного письма в учреждение или орган УИС, иную организацию наименование пишется в именительном падеже, например:
Территориальное управление | |
ул.Ленина, д.1, г.Благовещенск, 101000 |
При направлении служебного письма должностному лицу наименование учреждения или органа УИС, иной организации указывается в родительном падеже, а должность и фамилия - в дательном падеже, например:
Начальнику УФСИН России | |
И.О.Фамилия |
Наименование учреждения или органа УИС, иной организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.
Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочным интервалом.
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных учреждений и органов УИС, иных организаций, то их следует указывать обобщенно.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст.1556).
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в ФСИН России, органы государственной власти субъекта Российской Федерации, территориальные подразделения федеральных органов исполнительной власти и т.п.
При адресовании служебного письма в иную организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
При адресовании служебного письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Фамилия И.О. | |
ул.Садовая, д.5, кв.12, |
При адресовании документа должностному лицу учреждения или органа УИС, иной организации инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
Служебное письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается руководителем структурного подразделения и руководителем службы делопроизводства.