21. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот учреждений и органов УИС;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в учреждениях и органах УИС;
"служба делопроизводства" - структурное подразделение учреждения или органа УИС, на которое возложены функции по ведению делопроизводства учреждения или органа УИС;
"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности учреждений и органов УИС;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в учреждении или органе УИС, с указанием сроков их хранения;
"экспертиза ценности документов" - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
"электронный документ" - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
"электронное сообщение" - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;
"электронная подпись" - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
(Абзац дополнительно включен приказом ФСИН России от 7 марта 2012 года N 149)
"сканирование документа" - получение электронного образа документа;
(Абзац дополнительно включен приказом ФСИН России от 7 марта 2012 года N 149)
"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
(Абзац дополнительно включен приказом ФСИН России от 7 марта 2012 года N 149)
"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.
(Абзац дополнительно включен приказом ФСИН России от 7 марта 2012 года N 149)
"автор документа" - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
(Абзац дополнительно включен приказом ФСИН России от 31 октября 2013 года N 615)
"вид документа" - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
(Абзац дополнительно включен приказом ФСИН России от 31 октября 2013 года N 615)