295. Исполненные документы в целях обеспечения их учета, сохранности и быстрого поиска формируются в дела.
296. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
297. Дела в ФСИН России формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
298. В каждом структурном подразделении выделяются работники (исполнители), ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Руководители структурных подразделений и указанные работники (исполнители) обеспечивают сохранность документов и дел.
299. Документы постоянного и временного хранения формируются в разные дела. В дела помещаются только исполненные документы.
300. Документы, исполненные и направленные работниками "В дело", группируются в дела текущего делопроизводства одного года, за исключением переходящих дел.
301. В дела объединяются документы одного вида или содержания (тематики) и срока хранения.
302. Сроки хранения дел, включенных в номенклатуру, определяются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
303. Завершенные в делопроизводстве документы в 10-дневный срок работником (исполнителем) формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
304. При формировании дел в структурных подразделениях необходимо соблюдать следующие правила:
а) помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
б) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
в) помещать приложения вместе с основными документами;
г) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
д) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
е) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
ж) помещать в дела факсограммы, телеграммы на общих основаниях;
з) помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);
и) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных документов);
к) по объему дело постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения не должно превышать 250 листов, а дело временного (до 10 лет включительно) хранения толщина не должна превышать 4 см. При превышении данных объемов заводится второй том;
л) при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2".
305. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности (входящие по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или их сочетании.
306. Приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы по личному составу о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по личному составу по командировкам, отпускам работников.
307. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
308. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
309. Документы коллегии ФСИН России группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии ФСИН России; б) документы к заседаниям коллегии ФСИН России.