60. Регистрация обращений граждан, поступивших в МЧС России или его территориальный орган, производится работниками подразделений МЧС России, ответственных за работу с обращениями граждан, в автоматизированной системе делопроизводства (далее - АСД) в течение трех дней с даты их поступления.
61. Регистрация письменных обращений и интернет-обращений граждан осуществляется работниками подразделений МЧС России, ответственных за работу с обращениями граждан, путем ввода необходимых данных об обратившихся гражданах и содержании их обращений в АСД.
На каждое поступившее обращение заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК).
Работники подразделения МЧС России, ответственного за работу с обращениями граждан, при регистрации проверяют реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений. При необходимости проверяют поступившие обращения на повторность.
Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же автора, то осуществляется регистрация только одного из обращений, при этом в РКК делается соответствующая отметка о количестве дублированных обращений.
В РКК фамилия, имя и отчество (последнее - при наличии) автора обращения заполняются в именительном падеже.
Если обращение подписано двумя и более авторами, то в графе "Отправитель" указывается первый автор.
При регистрации обращений граждан, в которых не указаны фамилия лица, направивших обращение, и адрес, по которому должен быть направлен ответ, в РКК в графе "Отправитель" делается запись "Анонимное", а в графе "Адрес" указывается территория по почтовому штемпелю. Ответы на подобные обращения не даются.
По результатам регистрации данные обращения направляются работниками подразделения МЧС России, ответственного за работу с обращениями граждан, для сведения и использования в работе в профильное подразделение МЧС России по существу поставленных вопросов или списываются "В дело".
Графа "Почтовый адрес" РКК заполняется с соблюдением общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции порядка. При этом, если указан почтовый индекс, то он также заносится в соответствующую графу РКК.
Слова "город", "край", "область", "дом", "корпус", "квартира" полностью писать не рекомендуется. Например: 121357, г.Москва, ул.Ватутина, 14-1-6.
Необходимо также пользоваться сокращениями слов при обозначении адреса:
обл. - область;
п. - поселок;
с. - село;
ст. - станица;
х. - хутор;
ст-я - станция;
б-р - бульвар;
линия - линия;
наб. - набережная;
пер. - переулок;
пл. - площадь;
пр-т - проспект;
пр-д - проезд;
туп. - тупик;
мкр. - микрорайон;
кварт. - квартал.