Сводная ведомость учета впервые выявленных несчастных случаев, отравлений, травм заполняется во всех поликлиниках и амбулаториях для взрослых и для детей, самостоятельных и входящих в состав больниц, городских и сельских.
Ведомость заполняется на основании записей в статистических талонах для регистрации заключительных (уточненных) диагнозов ф. N 025-2/у один раз в полугодие.
Накопленные за полугодие и зашифрованные по МКБ-9 талоны раскладываются по видам травм и отравлений в соответствии с отметками (обведенными кружком цифрами) в п.9 карты и в пределах каждого вида - по характеру несчастного случая, травмы. Каждая группа делится, в свою очередь, на взрослых, подростков (15 лет и старше) и детей (в возрасте 0-14 лет включительно. Результаты подсчетов талонов каждой группы заносятся в ведомость в соответствующие строки и графы.
По заполнении подсчитываются итоги, причем сумма чисел во всех графах ведомости должна равняться числам в итоговой строке. Сумма чисел в графах 3-12 должна равняться числам в графе 13, в графах 14-19 - числам в графе 20 и в графах 13 и 20 - числам в гр. 21 по всем строкам.
В сводную ведомость включаются только сведения о первых обращениях в поликлинику (амбулаторию) после несчастного случая, отравления, травмы, в том числе и сведения о больных, обратившихся после госпитализации, если больной был госпитализирован, минуя поликлинику (скорой помощью, доставлен родственниками, обратился в стационар самостоятельно). Сюда не включаются сведения о больных, начавших лечение (и зарегистрированных по поводу несчастного случая) в прошлом году и продолжающих лечение в отчетном году, о лицах с последствиями перенесенных травм, отравлений, воздействия токсических веществ и других внешних причин.
Сведения сводных ведомостей суммарно за два полугодия служат для заполнения отчета-вкладыша N 7 "О несчастных случаях, отравлениях и травмах".