9. Подготовка вопросов для рассмотрения на заседаниях Коллегии включает анализ существа проблемы, оценку эффективности ранее принятых управленческих решений и практических мероприятий по их реализации, выявление недостатков, условий и причин, их порождающих, разработку предложений, направленных на улучшение положения дел, прогнозируемые результаты от их реализации.
10. Документы к заседаниям Коллегии подготавливаются структурными подразделениями Ростехнадзора в соответствии с утвержденной руководителем Ростехнадзора повесткой заседания Коллегии или его поручением, а также планом работы Коллегии и должны состоять из материалов по обсуждаемому вопросу (включая в случае необходимости проекты актов) и проекта протокола заседания Коллегии, завизированных руководителями соответствующих структурных подразделений и заместителем руководителя Ростехнадзора (в соответствии с распределением обязанностей).
11. Ответственный секретарь Коллегии осуществляет контроль за выполнением соответствующих планов, оказывает необходимую организационно-методическую помощь структурным подразделениям, ответственным за подготовку материалов и итоговых документов Коллегии.
12. К заседаниям Коллегии Подразделением готовятся следующие материалы:
справка по рассматриваемому вопросу (далее - справка);
проект решения Коллегии (при необходимости - проект приказа (распоряжения) Ростехнадзора во исполнение решения Коллегии), проекты других документов, подлежащих рассмотрению на заседании Коллегии;
список лиц, приглашенных на заседание Коллегии;
предложения о составе выступающих на заседании Коллегии;
иные документы по указанию председателя Коллегии.
13. Справка должна содержать краткое и объективное изложение существа рассматриваемого вопроса, перечень имеющихся недостатков на данном направлении работы и их причин, предложения о путях решения обсуждаемого вопроса, а также анализ нормативных правовых актов, регламентирующих это направление деятельности, предложения и принципиальные изменения, которые предлагается внести в действующие нормативные правовые и правовые акты Ростехнадзора.
14. Проекты решения Коллегии и приказа (распоряжения) Ростехнадзора во исполнение решения Коллегии согласовываются и представляются на подпись (утверждение) руководителю Ростехнадзора структурным подразделением, ответственным за подготовку материалов и итоговых документов Коллегии.
15. Все материалы визируются руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку материалов и итоговых документов Коллегии, лицом, ответственным за подготовку вопроса, а также заместителем руководителя Ростехнадзора, осуществляющим руководство соответствующим направлением деятельности.
16. Согласованные и завизированные в установленном порядке материалы направляются в Подразделение в соответствии со сроками, определенными в планах подготовки указанных материалов, но не позднее первого числа месяца, на который запланировано рассмотрение вопроса.
17. Материалы, подготовленные с нарушением предъявляемых к ним требований или представленные в неполном объеме, не принимаются и возвращаются структурным подразделениям, ответственным за подготовку материалов и итоговых документов Коллегии, для устранения недостатков, о чем сообщается лицам, ответственным за подготовку вопросов.
18. В случае, если материалы Коллегии по каким-либо причинам не могут быть представлены в установленный срок или, по мнению лица, ответственного за подготовку вопроса, отпала необходимость в его рассмотрении, об этом письменно докладывается председателю Коллегии для принятия необходимого решения.
19. Персональную ответственность за качество подготовки, своевременность представления проектов материалов к заседаниям Коллегии и достоверность содержащихся в них сведений несут руководители структурных подразделений, ответственных за подготовку материалов и итоговых документов Коллегии, и лица, отвечающие за подготовку вопроса.
20. Ответственный секретарь Коллегии при получении материалов к очередному заседанию Коллегии рассылает через структурное подразделение, обеспечивающее документооборот и контроль в Ростехнадзоре, копии указанных материалов членам Коллегии, а также лицам, приглашенным на ее заседание. Направление материалов другим адресатам осуществляется по указанию председателя Коллегии.
21. Замечания и предложения по проектам документов направляются исполнителям для учета при последующей их доработке. Докладывающий по вопросу обязан довести до сведения Коллегии характер поступивших замечаний и предложений, а в случае противоречий между структурными подразделениями, ответственными за подготовку материалов и итоговых документов Коллегии, представить председателю и членам Коллегии лист разногласий.