Задачами Отдела являются: осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства УФК, координации работы УФК, материально-технического обеспечения.
В рамках поставленных задач Отдел выполняет следующие функции:
- организует работу приемной руководителя УФК;
- обеспечивает прием, учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, в том числе полученной по электронным каналам связи;
- организует выполнение в установленные сроки поручений руководителя УФК;
разрабатывает и осуществляет мероприятия по сокращению документооборота;
- организует работу по устным и письменным обращениям граждан и организаций;
- обеспечивает соблюдение установленного порядка работы со штампами и печатями УФК;
- разрабатывает и организует размещение на официальном Интернет-сайте УФК Плана УФК по исполнению Плана деятельности Федерального казначейства на очередной год, Отчета о результатах его выполнения, а также других планов деятельности УФК и соответствующих отчетов;
- координирует в рамках своих полномочий работу УФК и отделов по муниципальным образованиям;
- обеспечивает штатную техническую эксплуатацию и обслуживание АТС в УФК;
- обеспечивает техническое обслуживание и ввод в эксплуатацию оргтехники (ксероксы, факсы, телефонные аппараты и т.п.) в УФК;
- осуществляет мониторинг и реализацию мероприятий по эффективному управлению имущественным комплексом УФК;
- осуществляет организацию и контроль за комплексным обслуживанием и содержанием зданий УФК в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной безопасности, а также методическое руководство по охране труда, технике безопасности и противопожарной безопасности;
- осуществляет подготовку технических требований к закупаемым УФК товарам, работам и услугам, определение существенных условий государственных контрактов и договоров при подготовке к размещению заказов, а также участие в приемке и согласовании актов сдачи-приемки товаров, работ, услуг по государственным контрактам и договорам, заключенным по результатам размещения заказов, в установленных сферах деятельности;
- обеспечивает своевременное и полное рассмотрение обращений граждан в рамках компетенции Отдела и в соответствии с поручением руководителя УФК (заместителя руководителя УФК), направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок;
- осуществляет в рамках своей компетенции ведение делопроизводства, формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи;
- осуществляет внутренний контроль соответствия деятельности Отдела по исполнению государственных функций и полномочий требованиям нормативных правовых актов Российской Федерации и принятых управленческих решений в установленной сфере деятельности;
- осуществляет организацию ведения нормативно-справочной информации, относящейся к функциям Отдела;
- обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения;
- осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности Отдела и УФК;
- осуществляет другие функции в пределах установленных полномочий.