Расходы по тушению каждого пожара сводятся и отражаются в Справке о затратах на тушение конкретного лесного пожара.
Указанная Справка составляется по форме, приведенной в настоящем Порядке, не позднее 5 суток со дня ликвидации пожара с приложением всех первичных учетных документов, подтверждающих произведенные затраты.
В ней указываются обобщенные суммы по составу произведенных расходов на основании подтверждающих документов, обобщенные данные о суммарном количестве отработанных на тушении лесного пожара человеко-дней, автомашино-смен, тракторо-смен, мото-смен, а также стоимость израсходованных материальных запасов по их видам.
Факт выполнения работ по тушению лесного пожара наземными силами оформляется Нарядом-актом на производство работ, связанных с тушением лесного пожара (форма N Т-55 пожар).
В случае если в разные периоды времени на тушении лесного пожара использовалось различное количество работающих, машин и механизмов, в этом случае целесообразно оформлять наряды-акты на производство работ, связанных с тушением лесного пожара, раздельно на каждый этап тушения лесного пожара.
Наряд-акт на производство работ, связанных с тушением лесных пожаров, составляется только на один пожар и отражает конкретное место тушения (лесничество, участковое лесничество, квартал, выдел, вид пожара, дату начала и окончания работ, состав работ и мероприятий по тушению пожара, табель учета отработанного времени на его тушении, объем выполненных работ и расценки на их выполнение).
Наряд-акт на производство работ, связанных с тушением лесного пожара, в обязательном порядке содержит сведения о датах и номере пожара, а также дате и номере протокола о лесном пожаре.
Данный документ утверждается директором (руководителем) организации, выполнявшей работы по тушению лесного пожара.
При авиационном способе тушения лесного пожара основными документами, подтверждающими факт выполнения работ, служат: Заявка на полет, Отчет о выполнении заявки на полет, Производственное задание, Бортовой журнал летчика-наблюдателя, Акт о выполненных работах по авиационному обслуживанию, Отчет о тушении лесных пожаров с воздуха.
Указанные формы документов содержат информацию о выполненных работах по доставке грузов и количестве работавших на тушении лесного пожара, о выполненных прыжках с парашютами и спусках со спусковыми устройствами, налете часов воздушного судна, использованных при тушении технических средствах и отработанном ими времени, ГСМ, израсходованных огнетушащих растворах, продуктах питания и иных материалах.
Перечень работ по их видам при тушении лесного пожара указывается в Справке о затратах на тушение лесного пожара.
Для учета отработанного времени на тушении лесных пожаров и расчета оплаты труда применяются Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12, по ОКУД 0301007) - для коммерческих организаций и Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма по ОКУД 0504421) - для бюджетных учреждений. Соответствующие разделы также содержат Наряд-акт на производство работ (форма N Т-55 пожар) и Производственное задание. Работа в выходные, нерабочие праздничные дни, сверхурочная работа и работа в ночное время оформляется соответствующими приказами работодателя и отражается в указанных учетных документах.
Сведения об отработанных человеко-днях при выполнении работ по тушению лесного пожара указываются в Справке о затратах на тушение лесного пожара.
Начисление заработной платы осуществляется на основании табелей учета рабочего времени, приказов работодателя об оплате труда, в том числе об установлении доплат, надбавок, выплате премии и т.п., и подтверждается расчетно-платежными ведомостями, в которых расчет производится по всем видам выплат за выполненные работы по тушению лесного пожара.
Налоги и обязательные платежи, начисляемые на фонд оплаты труда, включаются в расходы на тушение лесных пожаров в сумме согласно представляемой исполнителем работ по тушению лесных пожаров бухгалтерской справке-расчету в разрезе всех произведенных начислений по установленным законодательством ставкам, с указанием размера и категорий выплат, на которые произведено начисление.
Командировочные расходы подтверждаются оформленными в установленном порядке кассовыми ордерами, авансовыми отчетами с приложенными к ним командировочными удостоверениями, служебными заданиями, документами, подтверждающими оплату проезда и проживания. Обобщенные данные о командировочных расходах, относящихся к тушению лесного пожара, указывают в Сводной ведомости командировочных расходов.
Транспортные расходы исполнителя работ по тушению лесных пожаров подтверждаются договорами аренды транспортных средств, приложенными к ним калькуляциями стоимости 1 часа работы транспортного средства, документами по учету отработанного времени транспортом (заявка на полет, отчет о выполнении заявки на полет, бортовой журнал летчика-наблюдателя, путевые листы, учетные листы и др.), актами оказанных услуг.
Работа машин и механизмов на тушении лесных пожаров подтверждается оформленными в установленном порядке путевыми листами в зависимости от категории используемых автомашин. При заполнении в путевых листах реквизита "Место отправления (назначения) обязательным является указание на место тушения лесного пожара (лесничество, участковое лесничество, квартал, выдел).
Путевой лист легкового автомобиля (форма по ОКУД 0345001) подтверждает факт работы легкового автомобиля по доставке работников к месту тушения лесного пожара и обратно, проведению обследования очага пожара, окарауливанию и в иных необходимых случаях.
Факт работы специальных автомашин (автомобили пожарные, автомобили-топливозаправщики, автоцистерны, лесопатрульные автомобили, лесопожарные вездеходы и другие) подтверждается путевыми листами специального автомобиля (форма по ОКУД 0345002).
Работа грузовых автомобилей по доставке к месту тушения пожара и обратно материальных ценностей, инструментов, инвентаря, прицепных пожарных мотопомп, торфяных стволов, которн, бочек, прицепов с водой и иных средств, необходимых для тушения лесного пожара, оформляется путевыми листами грузового автомобиля (форма по ОКУД 0345004 и 0345005).
Путевой лист грузового автомобиля (форма по ОКУД 0345004) оформляется в том случае, если предусмотрена оплата работы автомобиля по сдельным расценкам.
Если в расчетах используется повременный тариф, то факт работы такого автомобиля подтверждается путевым листом (форма по ОКУД 0345005).
Доставка рабочих к месту тушения лесного пожара и обратно может также осуществляться автобусами необщего пользования.
Для подтверждения использования автобусов на указанных работах служат путевые листы автобуса необщего пользования (форма по ОКУД 0345007).
В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" все путевые листы должны быть зарегистрированы в Журнале учета движения путевых листов организации (форма 0345008), имеющем сквозную нумерацию. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен подписями ответственных лиц и печатью предприятия (учреждения).
Отдельно для регистрации путевых листов на автотранспорт, используемый на тушении лесных пожаров, такой журнал не открывается.
Использование на тушении лесного пожара бульдозеров, грейдеров, экскаваторов и иной строительной техники подтверждается Рапортом о работе строительной машины (механизма), типовая межотраслевая форма N ЭСМ-3 (форма по ОКУД 0340003).