4.1. Заседания Комиссии проводятся по мере необходимости и считаются правомочными, если на них присутствует не менее 2/3 членов Комиссии.
4.2. Решения Комиссии оформляется протоколами заседания Комиссии.
4.3. В протоколе заседания Комиссии указываются:
дата и номер протокола;
фамилии членов Комиссии, присутствующих на заседании;
повестка дня и принятое решение с указанием основания постановки гражданского служащего на учет для предоставления единовременной выплаты, отказа в постановке на учет или снятия с соответствующего учета;
количество голосовавших "за", "против" и "воздержавшихся";
особое мнение членов Комиссии по рассматриваемым вопросам.
4.4. Протокол заседания Комиссии оформляется в 3-дневный срок, подписывается председателем и секретарем Комиссии.
4.5. Выписки из протокола или копия протокола заседания Комиссии с решениями о постановке гражданских служащих на учет для предоставления единовременной выплаты, о предоставлении единовременной выплаты, о снятия с учета, заверенные председателем Комиссии и секретарем Комиссии, передаются в Управление социальной защиты судей и государственных служащих Судебного департамента для подготовки соответствующего приказа Судебного департамента.
4.6. Член Комиссии, отсутствующий на заседании по уважительной причине, вправе до начала заседания изложить свое мнение по рассматриваемым вопросам в письменной форме (оглашается заместителем председателя Комиссии или другим членом Комиссии, учитывается при голосовании и приобщается к протоколу).
4.7. При несогласии с принятым решением член Комиссии может изложить в письменной форме особое мнение, которое подлежит обязательному приобщению к протоколу заседания.
4.8 Постановка гражданских служащих на учет для предоставления единовременной выплаты осуществляется Комиссией или территориальными подкомиссиями по месту прохождения государственной службы в порядке, установленном пунктами 4.9 - 4.11 настоящего Положения, с соблюдением условий, перечисленных в пунктах 2-12 Правил, если гражданский служащий имеет стаж гражданской службы не менее 1 года и не получал единовременную выплату за весь период гражданской службы и не был включен в состав семьи другого гражданского служащего как супруг при расчете ранее предоставленной единовременной выплаты.
4.9. Постановка гражданских служащих аппаратов верховных, краевых, областных судов, судов городов федерального значения, судов автономных округов, суда автономной области и окружных (флотских) военных судов осуществляется на основании заявления гражданского служащего на имя председателя соответствующего суда. Заявление с резолюцией председателя суда подается гражданским служащим в территориальную подкомиссию по месту прохождения гражданской службы.
4.10. Постановка гражданских служащих районных (городских), гарнизонных военных судов и управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации осуществляется на основании заявления на имя начальника управления (отдела) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации. Заявление подается гражданским служащим в территориальную подкомиссию по месту прохождения гражданской службы.
4.11. Постановка гражданских служащих центрального аппарата Судебного департамента на учет для предоставления единовременной выплаты осуществляется на основании заявления гражданского служащего на имя Генерального директора Судебного департамента по установленной форме (приложение N 2), которое подается гражданским служащим в Комиссию.
4.12. В силу положений пунктов 4, 6, 9, 14 Правил вместе с заявлением о постановке на учет для предоставления единовременной выплаты гражданским служащим представляются в Комиссию документы согласно утвержденному перечню (приложение N 3).
4.13. При приеме документов проверяется их комплектность и правильность заполнения. Дата приема документов отражается в регистрационном журнале Комиссии, соответствующая отметка ставится на заявлении. Гражданскому служащему выдается справка о дате приема заявления и документов.
4.14. При выявлении недостоверной информации, содержащейся в представленных гражданским служащим документах, Комиссия возвращает их гражданскому служащему с указанием причин возврата.
4.15. Отказ в постановке гражданского служащего на учет допускается в случаях, если представленные документы и сведения, полученные по результатам проведенной Комиссией проверки, не подтверждают наличие условий, необходимых для постановки гражданского служащего на учет для получения единовременной выплаты.
4.16. На каждого гражданского служащего, состоящего на учете для получения единовременной выплаты, заводится учетное дело, в котором содержатся документы, представленные гражданским служащим в соответствии с пунктом 6 Правил, а также копии приказов Судебного департамента о постановке на учет или снятии с учета. В учетное дело вносятся документы, которые необходимы для подтверждения права гражданского служащего на получение единовременной выплаты, а также содержащие сведения для расчета размера единовременной выплаты. Подлежат внесению в учетное дело документы, подтверждающие изменения в семейном положении гражданского служащего и иных условий, которые влияют на предоставление единовременной выплаты. Учетному делу присваивается номер, соответствующий номеру в книге учета гражданских служащих для получения единовременной выплаты.
4.17. Гражданский служащий снимается с учета для получения единовременной выплаты в следующих случаях:
по личному заявлению, подаваемому в письменной форме в Комиссию (территориальную подкомиссию) по месту учета на имя руководителя федерального государственного органа;
в случае изменений (улучшений) жилищных условий, в результате которых утрачены основания получения единовременной выплаты;
в случае реализации им права на получение единовременной выплаты, предусмотренного постановлением Правительства Российской Федерации от 27 января 2009 года N 63;
в случае выявления сведений, не соответствующих сведениям, указанным в заявлении и представленных документах, послуживших основанием для постановки гражданского служащего на учет для получения единовременной выплаты (если данные сведения свидетельствуют об отсутствии у гражданского служащего права на постановку на такой учет);
в случае увольнения с гражданской службы (за исключением случаев, предусмотренных пунктом 8 Правил);
в случае смерти гражданского служащего или признания его судом безвестно отсутствующим или умершим (за исключением случаев, предусмотренных пунктом 8 Правил).