8. Страховщик обязан предпринять меры, достаточные для обеспечения сохранности документов, указанных в пунктах 3, 4, 5 настоящего Перечня. Меры должны быть направлены на исключение возможности уничтожения, порчи или исчезновения документов по причине преднамеренных и/или случайных событий природного и техногенного характера, противоправных действий третьих лиц, пожара и залива водой.
9. Обязательными для страховщиков мерами, обеспечивающими сохранность документов, указанных в пунктах 3, 4, 5 настоящего Перечня, являются:
1) ведение учета документов;
2) разработка и утверждение номенклатуры дел;
3) создание архива для хранения дел;
4) создание оптимальных условий хранения документов, обеспечивающих их сохранность и оперативность получения;
5) соблюдение порядка выдачи дел из архива;
6) проверка наличия дел в соответствии с их номенклатурой;
7) обеспечение физико-химической сохранности документов;
8) утверждение инструкции по делопроизводству.
10. Хранение документов, указанных в пунктах 3-5 настоящего Перечня, осуществляется в течение сроков, установленных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010, регистрационный N 18380) (далее - Перечень типовых архивных документов).
11. По договорам страхования и страховых полисов по договорам личного страхования, договорам страхования финансовых и предпринимательских рисков, договорам страхования ответственности по договору, договорам страхования по страхованию имущества, за исключением страхования зданий, сооружений, срок хранения соответствует сроку хранения документов, указанных в статье 447 "Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности" раздела II Перечня типовых архивных документов.
12. Срок хранения документов, предусмотренных подпунктами 10, 12, 13, 14 пункта 5, соответствует сроку хранения документов, указанных в статье 358 "Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам" раздела II Перечня типовых архивных документов.
13. Документы не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения. Уничтожение документов производится специальной назначенной руководством страховщика комиссией. Регламент работы и состав комиссии определяется страховщиком самостоятельно. При уничтожении составляется опись уничтожаемых документов, срок хранения описи уничтоженных документов - 3 года.
14. Место и способ хранения определяется страховщиком самостоятельно, при этом должно быть обеспечено условие возможности предоставления документов по запросу органов государственной власти в срок не более:
1) 3 рабочих дней для документов, хранящихся не более 2 лет до даты запроса;
2) 7 рабочих дней для документов, хранящихся более 2 лет до даты запроса.
15. Документы, указанные в подпунктах 9-12 и 15-18 пункта 3, а также в подпунктах 10-14 пункта 5 настоящего Перечня, подлежат хранению в бумажном, а также электронном виде.
16. При осуществлении смены лица, замещавшего должность (исполнявшего функции) руководителя страховщика или руководителя филиала страховщика, находившиеся в его распоряжении документы, указанные в пунктах 3, 4, 5 настоящего Перечня, должны передаваться по описи вновь назначенному руководителю.
17. Хранение бланков страховых полисов (свидетельств, сертификатов, квитанций), являющихся бланками строгой отчетности в соответствии с законодательством Российской Федерации (далее - бланки строгой отчетности), осуществляется в сейфах в охраняемых помещениях, исключающих доступ посторонних лиц и оборудованных системой видеонаблюдения и системой пожарной безопасности.
18. Сведения об утраченных и (или) похищенных бланках строгой отчетности размещаются в сети Интернет на сайте страховщика и (или) на сайте профессионального объединения страховщиков, устанавливающего в соответствии с законодательством Российской Федерации требования к порядку учета, хранения, уничтожения и передачи бланков строгой отчетности, не позднее чем по истечении трех рабочих дней после обнаружения утраты (хищения) бланков строгой отчетности.
19. Страховщик обязан вести учет бланков строгой отчетности как в бумажном, так и в электронном виде. Учет бланков строгой отчетности должен позволять определить принадлежность и движение каждого бланка строгой отчетности.
20. Передача бланков строгой отчетности для их использования по назначению работникам страховщика и иным лицам, деятельность которых обуславливает использование бланков строгой отчетности страховщика, осуществляется по акту приема-передачи с указанием в том числе видов бланков, их серии и номера.
21. Страховщику предоставляется отчет об использовании бланков строгой отчетности в порядке и сроки, установленные внутренними организационно-распорядительными документами страховщика, но не реже одного раза в месяц. Испорченные бланки строгой отчетности должны возвращаться страховщику.
22. Транспортировка бланков строгой отчетности страховщиком должна быть обеспечена надлежащей охраной.
23. Бланки строгой отчетности, в том числе испорченные, до момента их уничтожения должны храниться с учетом требований, установленных пунктом 19 настоящего Перечня.
24. Уничтожение бланков строгой отчетности производится специально образованной комиссией из должностных лиц страховщика, уничтожение бланков оформляется актом.
25. Страховщик разрабатывает и утверждает положения (инструкции) о порядке учета, хранения, уничтожения и передачи бланков строгой отчетности в соответствии с настоящим Перечнем.