14.1. Документы Службы являются федеральной собственностью, относятся к Архивному фонду Российской Федерации и после проведения экспертизы ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.
14.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив Службы не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в структурных подразделениях Службы.
Передача дел в архив Службы производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях Службы.
(Пункт дополнительно включен приказом ФССП России от 2 июня 2016 года N 366)
____________________________________________________________________
Пункты 14.2-14.6 предыдущей редакции считаются соответственно пунктами 14.3-14.7 настоящей редакции - приказ ФССП России от 2 июня 2016 года N 366.
____________________________________________________________________
14.3. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение осуществляет отдел документационного обеспечения УДП, который обеспечивает формирование и использование архивного фонда Службы.
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив Службы не передаются, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.
14.4. До передачи в архив Службы номенклатурные дела формируются и хранятся в течение трех лет в структурных подразделениях.
Руководители структурных подразделений и государственные служащие, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
14.5. При подготовке структурными подразделениями дел к передаче в архив Службы отделом документационного обеспечения УДП предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Службы. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются структурными подразделениями.
Прием дел осуществляется отделом документационного обеспечения УДП в присутствии государственного служащего структурного подразделения, ответственного за передачу дел. На обоих экземплярах описи напротив заголовка каждого переданного дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи государственных служащих отдела документационного обеспечения УДП, принявшего дела, и структурного подразделения, передавшего дела.
Вместе с делами в архив Службы передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
В случае исключения структурного подразделения из структуры Службы либо изменения структуры, государственный служащий, ответственный за делопроизводство, оформляет завершенные в делопроизводстве дела и передает их в архив Службы независимо от сроков хранения.
14.6. Передача дел, упакованных в связки, в архив Службы осуществляется по графику, подготовленному отделом документационного обеспечения, согласованному со структурными подразделениями и утвержденному приказом Службы.
14.7. О выполнении графика передачи дел в архив Службы, состоянии переданных дел, соответствии их количества сводной номенклатуре Управление делопроизводства информирует служебной запиской первого заместителя Директора.
СОГЛАСОВАНО | ||||||||
А.Н.Артизов | ||||||||
" | " | 20 | г. | |||||