10.1. Номенклатура дел служит основой формирования документального фонда Службы. Документальный фонд Службы составляют документы, созданные в Службе и полученные ею в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
В соответствии с номенклатурой дел исполненные в структурных подразделениях документы помещаются в дела, осуществляется их систематизация и учет, определяются сроки хранения, составляются архивные описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также ведется учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел включает систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в структурных подразделениях с указанием сроков их хранения, ежегодно оформляемый в установленном Инструкцией порядке.
10.2. В структурном подразделении центрального аппарата Службы номенклатура дел составляются государственным служащим, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется до 15 октября текущего года в отдел документационного обеспечения УДП.
Отдел документационного обеспечения УДП оформляет по установленной форме сводную номенклатуру дел центрального аппарата Службы, обеспечивает её согласование с Центральной экспертной комиссией Службы (далее - ЦЭК) и Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет), затем представляет на утверждение приказом Службы.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел документационного обеспечения, который в установленном порядке вносит соответствующие изменения в приказ Службы об утверждении сводной номенклатуры дел.
В аналогичном порядке разрабатывается сводная номенклатура дел территориального органа Службы.
10.3. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают копии соответствующего приказа с приложениями конкретных разделов номенклатуры.
10.4. Сводная номенклатура дел центрального аппарата (территориального органа) Службы в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
10.5. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры центрального аппарата (территориального органа) Службы.
10.6. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, располагаемые в последовательности, предусмотренной утвержденной структурой центрального аппарата (территориального органа) Службы.
10.7. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые направления деятельности Службы в соответствии с положением о ней (положением о территориальном органе Службы).
10.8. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:
10.8.1. Графа 1 "Индексы дел" включает индекс дела, состоящий из кода структурного подразделения, порядкового номера заголовка дела в разделе и двух последних цифр порядкового номера года, разделенных дефисом. Например: индекс дела 24012-04-13, где 24012 - код ОСП по Советскому району г.Красноярска, 04 - порядковый номер заголовка дела в разделе "ОСП по Советскому району г.Красноярска, 13 - две последние цифры порядкового номера года (2013 год).
(Подпункт в редакции, введенной в действие приказом ФССП России от 31 марта 2014 года N 112. - См. предыдущую редакцию)
10.8.2. Графа 2 "Заголовки дел (томов, частей)" - краткое обобщенное наименование документов дела включает: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); слов "ФССП России" или "управления" ("отдела"); наименование организации - адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: "разные материалы", "общая переписка" и т.д., вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.
В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанных последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и т.д.), например: "Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности ФССП России (планы, списки, доклады, информации)".
В заголовках дел "Переписка..." указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: "Переписка с территориальными органами ФССП России о повышении квалификации и переподготовке федеральных государственных гражданских служащих".
Не указываются разные адресаты в заголовках дел, содержащих переписку с ними, например: "Переписка о награждении федеральных государственных гражданских служащих, присвоении им почетных званий".
В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с Российской правовой академией Минюста России по вопросам подготовки кадров".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Полугодовые статистические отчеты территориальных органов ФССП России".
В деле, состоящем из нескольких томов или частей, кроме общего заголовка могут составляться заголовки каждого тома (части).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале разделов располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
10.8.3. Графа 3 "Количество единиц хранения" заполняется по окончании календарного года. В графе указывается количество томов дела, заведенных в течение года.
(Подпункт в редакции, введенной в действие приказом ФССП России от 31 марта 2014 года N 112. - См. предыдущую редакцию)
10.8.4. Графа 4 "Срок хранения дела, номера статей" заполняется по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010, регистрационный N 18380), или указывается срок хранения, согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства.