4.7.1. Регистрация отправляемых документов ведется в соответствии с выделенными документопотоками и осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день не позднее 11 час. 00 мин.
4.7.2. Отправляемые документы регистрируются в подсистемах АИС ФССП России путем создания и сохранения ЭРК документа в подразделе "Исходящие документы":
в структурном подразделении центрального аппарата Службы, которое является исполнителем (головным исполнителем) документа - ответственным за делопроизводство (в Управлении по исполнению особо важных исполнительных производств отдельные документы - судебным приставом-исполнителем);
в аппарате управления территориального органа Службы - уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения;
в структурном подразделении территориального органа Службы - ответственным за делопроизводство (отдельные документы - судебным приставом-исполнителем).
При регистрации отправляемого документа в АИС ФССП России в ЭРК документа заносятся сведения о регистрируемом документе в соответствии с перечнем, установленным п.4.4.4 Инструкции, применяемые в дальнейшем для учета, поиска, хранения и использования документов.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом ФССП России от 31 марта 2014 года N 112. - См. предыдущую редакцию)
4.7.3. После создания и сохранения ЭРК исходящего документа, оформленного на бумажном носителе информации, должностные лица Службы, указанные в пункте 4.7.2 Инструкции, проставляют дату документа и присвоенный ему исходящий регистрационный номер на первом экземпляре исходящего документа в предусмотренной позиции бланка документа, а на визовом экземпляре исходящего документа - на первом листе от левой границы текстового поля в верхней его части и направляют ЭРК с использованием функционала АИС ФССП России в "личный кабинет" в СЭД уполномоченного должностного лица подразделения документационного обеспечения, а также передают ему же по реестру исходящий документ, исполненный на бумажном носителе информации, для проверки правильности формирования ЭРК, комплектности документа, наличия, при необходимости, указателя рассылки документа, а также для организации дальнейшего движения документа;
При регистрации исходящего электронного документа должностные лица Службы, указанные в пункте 4.7.2 Инструкции, проставляют дату документа и его регистрационный номер в шаблоне бланка электронного документа, с использованием функционала АИС ФССП России присоединяют исходящий электронный документ к его ЭРК и направляют ее уполномоченному должностному лицу подразделения документационного обеспечения для проверки и организации дальнейшего движения документа.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом ФССП России от 31 марта 2014 года N 112. - См. предыдущую редакцию)
4.7.4. Структура регистрационного номера отправляемых документов включает: разделенные косой чертой пятизначный код подразделения Службы, подготовившего документ, две последние цифры года, порядковый номер документа в пределах календарного года. Для документов, подписанных руководством Службы, руководством территориального органа Службы через дефис указываются литеры, составленные из первых букв имени и фамилии подписавшего служебное письмо. Для документов с отметкой о конфиденциальности вида "для служебного пользования" через дефис добавляются литеры "ДСП".
Например, 00060/13/12345-АП-ДСП, где:
00060 - код структурного подразделения Службы, подготовившего служебное письмо (в примере соответствует Управлению делопроизводства), по ведомственному классификатору структурных подразделений ФССП России;
13 - две последние цифры года, в котором регистрируется документ;
12345 - порядковый номер документа в пределах календарного года при регистрации исходящих документов;
АП - буквенный литер, добавленный при регистрации служебного письма, подписанного Директором, составленный из первых букв его имени и фамилии (А.Парфенчиков). В случаях, когда первые буквы имени и фамилии совпадают с литерами "СС" или "ОВ", используемыми в секретном делопроизводстве, к буквенному литеру регистрационного номера служебного письма добавляется первая буква отчества. Например, для документов, подготовленных за подписью первого заместителя Директора Сазанова С.В. - "СВС" (С.В.Сазанов);
ДСП - литеры отметки о конфиденциальности документа.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом ФССП России от 31 марта 2014 года N 112. - См. предыдущую редакцию)
4.7.5. Доверенности на право совершения действий от имени Службы (территориального органа Службы, его структурного подразделения), представления их интересов в государственных, общественных и судебных органах, в организациях, оформленные в соответствии с пп.3.3.3.11 Инструкции, регистрируются подразделением документационного обеспечения в СЭД.
Структура регистрационного номера доверенности включает: буквенную литеру "Д", отделенную через дефис от разделенных косой чертой пятизначного кода подразделения Службы, подготовившего документ, двух последних цифр года, порядкового номера документа в пределах календарного года. Для документов, подписанных руководством Службы, руководством территориального органа Службы, через дефис указываются литеры, составленные из первых букв имени и фамилии должностного лица, подписавшего доверенность.
Например, Д-00110/13/123-АП, где:
Д - признак группы документов "Доверенности";
00110 - код структурного подразделения Службы, подготовившего проект доверенности (в примере соответствует Управлению информационных технологий), по ведомственному классификатору структурных подразделений ФССП России;
13 - две последние цифры года, в котором регистрируется документ;
123 - порядковый номер документа в электронной базе данных по регистрации доверенностей в СЭД;
АП - буквенные литеры, добавленные при регистрации доверенности, подписанной Директором, составленные из первых букв его имени и фамилии (А.Парфенчиков).
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом ФССП России от 31 марта 2014 года N 112. - См. предыдущую редакцию)
4.7.6. Уполномоченное должностное лицо подразделения документационного обеспечения центрального аппарата (аппарата управления, структурного подразделения территориального органа) Службы, проверяет правильность оформления ЭРК зарегистрированных исходящих документов, поступивших из структурных подразделений центрального аппарата (подразделений аппарата управления, от исполнителей структурного подразделения территориального органа) Службы соответственно, наличие, при необходимости, указателя рассылки документа.