5.1. Орган выдачи должен назначить одно из руководящих официальных лиц, известное своей безупречной репутацией, лояльностью и надежностью, которое не участвует в процессе хранения или обработки УЛМ, в качестве контролера:
5.1.1. для осуществления постоянного мониторинга выполнения этих минимальных требований;
5.1.2. для незамедлительного привлечения внимания к любым недостаткам в их выполнении;
5.1.3. для консультирования исполнительного руководителя и заинтересованных официальных лиц по вопросам совершенствования процедур выдачи УЛМ;
5.1.4. для представления руководству доклада о контроле качества по вышеизложенным вопросам. По мере возможности, контролеру следует ознакомиться со всеми операциями, подлежащими контролю.
5.2. Контролер должен отчитываться непосредственно перед исполнительным руководителем органа выдачи.
5.3. Всем официальным лицам органа выдачи, включая исполнительного руководителя, должно быть вменено в обязанность предоставлять контролеру всю документацию или информацию, которую он считает необходимой для выполнения своих задач.
5.4. Орган выдачи должен принять надлежащие меры для обеспечения того, чтобы официальные лица могли свободно говорить с контролером без опасений подвергнуться нападкам.
5.5. В рамках полномочий, данных контролеру, особое внимание должно уделяться решению следующих задач:
5.5.1. проверка достаточности ресурсов, помещений, оборудования и персонала для эффективного выполнения функций органа выдачи;
5.5.2. обеспечение надлежащих условий для безопасного хранения бланков и заполненных УЛМ;
5.5.3. обеспечение принятия надлежащих правил, условий или процедур в соответствии с вышеуказанными пунктами 2.6, 3.2, 4 и 5.4;
5.5.4. обеспечение надлежащего знания и понимания этих правил, условий или процедур соответствующими официальными лицами;
5.5.5. детальный мониторинг на выборочной основе каждой выполняемой операции, включая соответствующие пометки и другие записи, связанные с рассмотрением конкретных досье, начиная с приема заявления на получение УЛМ и кончая процедурой его выдачи;
5.5.6. проверка эффективности мер безопасности, применяемых для хранения бланков УЛМ, средств и материалов;
5.5.7. проверка безопасности и достоверности хранимой в электронном виде информации и соблюдения требования о круглосуточном доступе семь дней в неделю, если необходимо - с помощью доверенного эксперта;
5.5.8. проведение расследования в случае вызывающего доверие сообщения о возможной необоснованной выдаче УЛМ, возможной фальсификации или получении УЛМ обманным способом с целью выявления нарушения внутреннего регламента или слабого места в системах, которые могли привести к необоснованной выдаче УЛМ, фальсификации или подлогу, либо способствовали им;
5.5.9. расследование жалоб о якобы недостаточном доступе к подробным сведениям, содержащимся в базе данных, с учетом требований пунктов 2, 3 и 5 статьи 4 Конвенции, либо о неточностях в этих сведениях;
5.5.10. обеспечение принятия своевременных и эффективных мер со стороны исполнительного руководителя органа выдачи в целях совершенствования процедур выдачи и ликвидации слабых мест;
5.5.11. ведение учета результатов осуществляемых проверок качества;
5.5.12. обеспечение рассмотрения руководством результатов проверок качества и ведение протоколов такого рассмотрения.
5.6. Исполнительный руководитель органа выдачи должен обеспечивать проведение периодических оценок надежности системы и процедур выдачи удостоверений, а также их соответствия требованиям настоящей Конвенции. В рамках такой оценки должны учитываться:
5.6.1. результаты любых проверок системы и процедур выдачи удостоверений;
5.6.2. протоколы и выводы расследований, а также иные сведения, касающиеся обеспечения эффективности мер, направленных на исправление выявленных слабых мест и нарушений режима безопасности;
5.6.3. ведомости учета выданных, утерянных, утративших силу или испорченных УЛМ;
5.6.4. материалы, связанные с функцией контроля качества;
5.6.5. зарегистрированная информация о проблемах в отношении надежности или безопасности электронной базы данных, включая запросы, поступающие в базу данных;
5.6.6. последствия изменений, внесенных в систему и процедуры выдачи удостоверений в результате совершенствования технологии или обновления процедур выдачи УЛМ;