3.1. Орган выдачи должен обеспечить, чтобы официальные лица, ответственные за рассмотрение заявлений на получение УЛМ, прошли соответствующее обучение методам обнаружения подлога и использования компьютерной техники.
3.2. Орган выдачи должен разработать правила, обеспечивающие выдачу УЛМ только на основании: заявления, заполненного и подписанного заинтересованным моряком, представленных доказательств личности, доказательства гражданской принадлежности или постоянного проживания на территории государства, а также доказательства того, что заявитель является моряком.
3.3. В заявлении должна содержаться вся информация, установленная в качестве обязательной в Приложении I к настоящей Конвенции. На бланке заявления должна быть пометка, предупреждающая заявителей о возможном судебном преследовании и уголовном наказании за сообщение любых заведомо ложных сведений.
3.4. При первом обращении с заявлением на получение УЛМ и в случае любой необходимости в будущем, связанной с продлением его срока действия:
3.4.1. заполненное, но не подписанное заявление должно быть подано заявителем лично официальному лицу, назначенному органом выдачи;
3.4.2. производство цифровых фотографий или оригиналов фотографий и отбор биометрических данных заявителя должны осуществляться под контролем назначенного официального лица;
3.4.3. заявление должно быть подписано в присутствии назначенного официального лица;
3.4.4. после этого заявление должно быть направлено назначенным официальным лицом непосредственно в орган выдачи для его рассмотрения.
3.5. Орган выдачи должен принять надлежащие меры для обеспечения безопасности и конфиденциальности цифровой фотографии или оригинала фотографии и биометрических данных.
3.6. Доказательство личности, представленное заявителем, должно соответствовать законодательству и практике государства выдачи. Таким доказательством личности может быть недавняя фотография заявителя с подтверждением его или ее сходства со стороны судовладельца, капитана судна или иного работодателя заявителя, либо со стороны директора учебного заведения заявителя.
3.7. Доказательством гражданской принадлежности или постоянного проживания на территории государства обычно является паспорт заявителя или документ, допускающий постоянное проживание на территории государства.
3.8. Заявители должны также объявлять о любом другом гражданстве, в котором они могут состоять, и подтверждать, что они не получали УЛМ ни в одном из других государств-членов и не обращались с заявлениями об их выдаче.
3.9. Заявителю не должно выдаваться УЛМ, если он или она имеет другое УЛМ.
3.9.1. Система досрочного обновления УЛМ действует в обстоятельствах, когда моряку заранее известно, что в связи со сроками службы он или она не сможет обратиться с заявлением в день истечения срока действия или обновления УЛМ;
3.9.2. система продления должна применяться в обстоятельствах, когда продление срока действия УЛМ требуется в связи с непредвиденным продлением срока службы;
3.9.3. система замены должна применяться в обстоятельствах, когда УЛМ утеряно. Может выдаваться соответствующий временный документ.
3.10. Доказательства того, что заявитель является моряком в соответствии со статьей I настоящей Конвенции, должны, по крайней мере, включать:
3.10.1. предыдущее УЛМ или справку об увольнении моряка; или
3.10.2. аттестат об образовании, квалификации или иной соответствующей подготовке; либо
3.10.3. равносильные доказательства.
3.11. Дополнительные доказательства должны запрашиваться, если в этом возникает необходимость.
3.12. Все заявления должны быть подвергнуты, по крайней мере, следующим процедурам проверки со стороны компетентного официального лица органа выдачи УЛМ:
3.12.1. проверка полноты заполнения заявления и отсутствия расхождений, вызывающих сомнение в достоверности сообщаемых сведений;
3.12.2. проверка соответствия сообщаемых сведений и подписи с данными и подписью в паспорте заявителя или в других вызывающих доверие документах;
3.12.3. проверка совместно с органом паспортного контроля или другим компетентным органом подлинности паспорта или иного представленного документа; в случае возникновения сомнений относительно подлинности паспорта, его оригинал следует направить в соответствующий орган; в иных обстоятельствах могут быть направлены копии соответствующих страниц;
3.12.4. сравнение представленной фотографии, в зависимости от обстоятельств, с цифровой фотографией, упомянутой выше в пункте 3.4.2;
3.12.5. проверка очевидной достоверности доказательств, упомянутых выше в пункте 3.6;
3.12.6. проверка доказательств, упомянутых выше в пункте 3.10, подтверждающих, что заявитель действительно является моряком;