37. Основанием для начала исполнения государственной функции является представление в Министерство юстиции Российской Федерации (его территориальный орган) документов, необходимых для проставления апостиля, предусмотренных пунктом 31 Административного регламента.
38. Специалист, уполномоченный принимать документы, при поступлении документов определяет подведомственность обращения и устанавливает его предмет (знакомится с комплектом представленных документов).
Если предметом обращения заявителя не является проставление апостиля на официальных документах, осуществляемое Министерством юстиции Российской Федерации (его территориальным органом), специалист сообщает заявителю, к каким должностным лицам Министерства юстиции Российской Федерации (его территориальных органов) или в какой орган государственной власти следует обратиться.
При представлении в территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации официальных документов, исходящих от органов государственной власти и иных лиц, предусмотренных пунктом 3 Административного регламента, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, на которой действует иной территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации, специалист разъясняет заявителю возможность представления указанных документов по месту нахождения соответствующего территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации, проставляющего апостиль.
Максимальный срок выполнения действия составляет 10 минут.
39. Специалист, принявший документы, вносит в журнал учета входящих документов для проставления апостиля (приложение N 3) запись о приеме документов, которая содержит:
порядковый номер записи;
дату приема документов;
данные о заявителе (фамилию и инициалы физического лица, наименование юридического лица, органа государственной власти, органа местного самоуправления);
количество документов, представленных для проставления апостиля;
фамилию и инициалы специалиста, принявшего документы.
Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут на каждый из представленных официальных документов.
40. Датой представления документов является дата их поступления в Министерство юстиции Российской Федерации (его территориальный орган).
41. Специалист, принявший документы, оформляет расписку о приеме документов, в которой указываются:
дата представления документов;
данные заявителя (фамилия и инициалы физического лица, наименование юридического лица, органа государственной власти, органа местного самоуправления);
государство предъявления документов с апостилем (указывается в соответствии с заявлением);
количество представленных документов;
номер журнала учета входящих документов и порядковый номер записи в нем, под которым были зарегистрированы представленные документы;
дата выдачи документов и часы приема;
номер телефона, по которому заявитель в течение срока исполнения государственной функции может узнать о стадии рассмотрения документов и времени, оставшемся до ее завершения;
фамилия и инициалы специалиста, принявшего документы, а также его подпись.
Специалист, принявший документы, передает заявителю расписку. Заявитель расписывается в заявлении о получении расписки о принятии документов.
Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут на каждый официальный документ.
42. Специалист, принявший документы, оформляет поступившие на проставление апостиля документы и передает их специалисту, уполномоченному на проставление апостиля.
Максимальный срок выполнения действия - в течение рабочего дня.