Таблицы N 1 и N 26 заполняются 1 раз в 5 лет. Таблицы NN 3, 4, 5, 6 заполняются ежегодно только по тем помещениям, которые не соответствуют санитарным нормам. Таблицы NN 2, 7, 8, 9, 27, 28, 30, 31, 32 заполняются ежегодно. Таблицы NN 10-26 (по всем вредным факторам) заполняются ежегодно, но в эти таблицы по результатам аттестации рабочих мест вносятся только те данные, которые не соответствуют гигиеническим нормативам, а также данные переаттестации, проведенной после замены производственного оборудования, изменения технологического процесса, реконструкции средств коллективной защиты, а также по требованию органов Государственной экспертизы условий труда Российской Федерации при выявлении нарушений при проведении аттестации рабочих мест по условиям труда.
При заполнении таблицы N 12 (биологический фактор) отмечается только наличие контакта с патогенными микроорганизмами. Если такой контакт есть, то в таблицу сразу вносится класс условий труда 3.2. Это бывает в следующих случаях: 1) при ремонте и обслуживании канализационных систем; 2) работа на путях, загрязненных стоками из туалетов пассажирских поездов (монтеры пути).
При заполнении таблиц по шуму (N 13), общей (N 14) и локальной вибрации (N 15) необходимо учитывать все места, где находятся рабочие, и проводить там измерения выше перечисленных факторов с учетом времени пребывания, чтобы рассчитать средневзвешенную величину степени вредности.
При заполнении таблиц по освещенности (N 23 и N 24) отдельно рассчитывается суммарная оценка по естественному освещению, при этом фиксируются все места пребывания работающего с оценкой в каждом из них коэффициента естественной освещенности и времени воздействия. Аналогично оценивается искусственная освещенность, то есть производятся замеры показателей искусственной освещенности во всех местах пребывания рабочего с учетом времени нахождения в каждом помещении. Затем рассчитывается суммарная оценка по искусственной освещенности. Общий класс условий труда по освещенности устанавливается по показателям естественного и искусственного освещения.
Необходимо учитывать, что данные по суммарной оценке вредных факторов (микроклимат, освещенность, шум), а также по всем остальным факторам уже должны быть представлены в картах аттестации рабочих мест по условиям труда, откуда они и переносятся в таблицы паспорта.
Нормы объема и площади помещений предприятия (Таблица N 3) определяются в соответствии с санитарными нормами с учетом списочного состава численности работающих для каждого помещения.
В случае, когда помещение для отдыха и помещение для обогрева (и охлаждения) совмещены в одном помещении, то в этом помещении учет идет по одному помещению и записывается примечание, что одно помещение предназначено для различных целей.
При тиражировании таблиц паспорта необходимо предусматривать количество таблиц NN 4, 5 в зависимости от количества помещений и цехов предприятия, не соответствующих санитарным нормам, а также предусматривать количество строк в таблицах NN 1, 3, 4-26, 28-32 в зависимости от количества помещений, цехов, производственных участков, профессий, рабочих мест, где условия труда не соответствуют гигиеническим нормативам, конкретно для каждого предприятия.