28. Непосредственную организацию личного приема граждан в общественной приемной Министерства осуществляет отдел пресс-службы и общественных связей Департамента Генерального секретариата.
29. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. На основании этого документа оформляется карточка личного приема гражданина (приложение 3).
30. Во время личного приема гражданин может сделать устное заявление либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов. Содержание обращения заносится в карточку личного приема гражданина.
31. Ответственные за организацию приема осуществляют подбор и представляют для доклада принимающему должностному лицу все необходимые документы по обращениям граждан, записавшихся на личный прием.
Ответственные за организацию приема могут уточнять мотивы обращения и существо вопроса, а также ознакомиться с документами, подтверждающими обоснованность просьбы гражданина.
32. При необходимости ответственные за организацию личного приема граждан вправе запрашивать от департаментов Министерства дополнительную информацию и справочные материалы по существу обращения.
33. Личный прием граждан ведется в порядке очередности.
34. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
35. Письменные обращения, принятые в ходе личного приема, подлежат регистрации и рассмотрению в установленном порядке.
36. Если в ходе личного приема выясняется, что решение поставленных гражданином вопросов не входит в компетенцию Министерства, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
37. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении его обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, а новых доводов или обстоятельств в ходе личного приема гражданин не привел.
38. Контроль за сроками рассмотрения письменных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема в Министерстве, осуществляется отделом канцелярии с группой контроля Департамента Генерального секретариата.
39. Результатом приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие должностным лицом, осуществляющим прием, решения по разрешению поставленного вопроса.