8. Поступившие в Министерство обращения независимо от способа их доставки подлежат регистрации в течение трех дней с момента поступления в Министерство с использованием системы электронного документооборота и постановке на контроль с выдачей регистрационно-контрольных карточек в двух экземплярах.
9. Гражданские служащие отдела канцелярии с группой контроля Департамента Генерального секретариата, ответственные за регистрацию обращений:
- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляют регистрационный штамп с указанием присвоенного письму регистрационного номера. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;
- в регистрационно-контрольной карточке указывают фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его почтовый адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов.
10. Результатом выполнения действий по регистрации обращений является регистрация обращения в системе электронного документооборота и подготовка обращения к передаче на рассмотрение.