1. Присвоение делам реестровых номеров и систематизация хранения дел в реестре:
- реестровый номер присваивается в порядке внесения в реестр;
- реестровый номер содержит год внесения в реестр и через дефис порядковый номер внесения в реестр в текущем году (например 2010-1);
- в целях упорядочения и систематизации хранения дела помещаются в разделы:
- раздел федеральные автомобильные дороги;
- разделы по субъектам РФ включая подразделы по муниципальным образованиям и частным автомобильным дорогам;
- дело помещается в соответствующий раздел согласно первому разряду идентификационного номера автомобильной дороги (код субъекта Российской Федерации, код муниципального образования), или согласно данным о местоположении (для частных автомобильных дорог).
2. При поступлении сведений о внесении изменений и дополнений в реестр по уже зарегистрированным автомобильным дорогам (изменение характеристик дороги, списание дороги и др. предусмотренные законодательством) процедура прохождения документов аналогична вышеописанной, при этом:
- при изменении характеристик автомобильной дороги:
- новый реестровый номер не присваивается;
- новая информационная карта и документы помещаются в уже существующее дело;
- вносятся изменения в электронную базу реестра;
- при списании автомобильной дороги, разделении на несколько или объединении с другой автомобильной дорогой:
- по вновь образованным автомобильным дорогам формируются новые дела и присваиваются новые реестровые номера;
- дела по списанным, объединенным или разделенным автомобильным дорогам помещаются в архив;
- вносятся соответствующие изменения в электронную базу реестра;