38. Прием и регистрация письменных обращений и обращений, поступивших по информационным системам общего пользования, адресованных в Министерство, а также должностным лицам Министерства, осуществляются Департаментом управления делами и контроля.
Обращения на иностранных языках до регистрации передаются в Департаменте управления делами и контроля Отделом делопроизводства в Отдел внешних связей и протокола для перевода (аннотации), а затем регистрируются в установленном порядке.
Обращения с пометкой "Лично" не вскрываются, направляются адресату. В случае, если обращение не является письмом личного характера, адресат возвращает его в Департамент управления делами и контроля для регистрации в установленном порядке.
39. Интернет-обращения принимаются в разделе "Электронные обращения" рубрики "Обращения граждан" сайта Министерства Департаментом управления делами и контроля.
Для приема Интернет-обращений применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращениями и для письменного ответа, и, в случае незаполнения указанных реквизитов, информирующее заявителя о невозможности принять обращение. Адрес электронной почты автора и электронная цифровая подпись являются дополнительной информацией.
В случае, если в Интернет-обращении заявителем указан адрес электронной почты, по этому адресу направляется уведомление о приеме обращения или об отказе в рассмотрении (с обоснованием причин отказа), после чего обращение распечатывается и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением.
40. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от общего делопроизводства.
41. На каждом обращении в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, который содержит наименование Департамента управления делами и контроля Министерства, дату и регистрационный номер. Повторным обращениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер.
При постановке обращения на контроль в регистрационном штампе указываются слово "Контроль" и предварительная дата исполнения документа. После рассмотрения обращений в департаментах по существу поставленных вопросов предварительная дата исполнения документа может быть скорректирована Департаментом управления делами и контроля в пределах сроков, предусмотренных в пунктах 16-21 Административного регламента.
42. При поступлении обращений, где указано о приложении документов, которые полностью или частично отсутствуют, на первом листе обращения проставляется штамп "Получено без приложения". В случае, если документы отсутствуют частично, на первом листе обращения дополнительно делается отметка об отсутствии соответствующих документов или Департаментом управления делами и контроля составляется акт об отсутствии соответствующих документов (один экземпляр прикрепляется к обращению, второй хранится в Департаменте управления делами и контроля).
В случае необходимости соответствующим департаментом-исполнителем направляется запрос автору обращения о высылке недостающих приложений.
43. Регистрация письменных обращений производится Департаментом управления делами и контроля в автоматизированной информационной системе Министерства (далее - АИС "Финансы").
По зарегистрированным в АИС "Финансы" обращениям Департамент управления делами и контроля распечатывает в двух экземплярах регистрационно-контрольные карточки, которые вместе с документами передаются в департаменты (первый экземпляр с подписью должностного лица, получившего корреспонденцию, возвращается в Департамент управления делами и контроля, второй используется для контроля).
Работник, ответственный за ведение делопроизводства в департаменте, выбирает из электронного почтового ящика АИС "Финансы" электронные регистрационные карточки по всем поступившим в департамент обращениям и вносит фамилию исполнителя в АИС "Финансы".