Аванс, полученный от покупателя, организация учитывает в составе кредиторской задолженности (п.3 и 12 ПБУ 9/99 "Доходы организации").
Не реже одного раза в год (по решению руководителя можно чаще) необходимо проводить инвентаризацию кредиторской задолженности (ст.12 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете, п.27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н, далее - Положение).
Инвентаризационная комиссия подтверждает правильность и обоснованность сумм кредиторской задолженности (пп."в" п.3.48 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 N 49).
По результатам инвентаризации составляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме N ИНВ-17, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88.
Если в ходе инвентаризации будут выявлены авансы, по которым истек срок исковой давности, они списываются по каждому обязательству на основании данных инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации (п.78 Положения).
Просроченная "кредиторка" признается в составе прочих доходов в отчетном периоде, в котором истек срок исковой давности, в сумме, отраженной в бухгалтерском учете (п.7, 10.4 и 16 ПБУ 9/99).
При получении аванса организация с его суммы уплатила НДС. При списании кредиторской задолженности в виде аванса сумма налога учитывается в составе прочих расходов (п.11 ПБУ 10/99 "Расходы организации"). Оформляется это следующими проводками:
- списана кредиторская задолженность в сумме полученного аванса;
Дебет 91-2 Кредит 62-НДС (или 76-НДС)
- списан НДС, начисленный при получении аванса.