В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:
виды записок, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;
порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);
реквизиты записок различных видов и их оформление;
структуру текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки;
реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:
наименование структурного подразделения - автора документа;
вид документа;
дата документа;
регистрационный номер (если в федеральном органе исполнительной власти ведется учет внутренних информационно-справочных документов);
название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк;
адресат (должностное лицо федерального органа исполнительной власти);
подпись.