57. Все имеющиеся у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе документы формируются в дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.
58. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу (например, договоры страхования профессиональной ответственности нотариуса), определенному нотариальному действию (например, договоры об ипотеке), области деятельности нотариуса (например, личные дела работников) и т.д.
59. В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет.
Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке; в деле "Переписка" документы-запросы группируются с документами-ответами.
60. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
- помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел в утвержденной номенклатуре дел;
- раздельно формировать в дела документы с различными сроками хранения, кроме документов, относящихся к разрешению конкретного вопроса (нотариального действия);
- группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- документы независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся (например, распоряжение об отмене завещания присоединяется к отмененному завещанию);
- не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- абзац исключен с 1 января 2011 года приказом Минюста России от 23 ноября 2010 года N 360 - см. предыдущую редакцию.
По объему дело, как правило, не должно превышать 250 листов. Если количество листов в деле превышает 250, дело подразделяется на тома.
При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела помечаются на обложке каждого тома с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.
61. Постановления и распоряжения нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещаются в конкретные наследственные дела.
62. Постановления об отложении нотариальных действий группируются с документами, связанными с отложенными нотариальными действиями.
Постановления об отказе в совершении нотариальных действий присоединяются к документам, в отношении которых отказано в совершении нотариальных действий.
63. Постановления и распоряжения нотариуса, не указанные в пунктах 61, 62 Правил, группируются с документами, относящимися к разрешению вопроса, в отношении которого вынесено конкретное постановление или распоряжение нотариуса.